オフィスのレイアウト変更を考える

オフィスのレイアウト変更を考えるのは、”社員の増員のタイミング”という場合が多いと思います。

すると、どうしても座席数を確保するという目的だけに目が行ってしまいがちですが、オフィスのレイアウトを変更するというのは、デスクの移動だけでなく、電話やLANなどの弱電工事が発生する場合もあり、さらにそれ以外にも何らかの工事が必要になってきたり…と、意外と大きなプロジェクトになっていくことも多いのです。

それはつまり、社内の問題点を洗い出し、改めて効率的なオフィスを整えるチャンスでもあります。

まずは目的を明確化、コンセプトを考える

まずは目的を明確化、コンセプトを考える

”増員のタイミング”などをきっかけに改めて社内の問題点を洗い出してみると、意外な問題点が浮かび上がってくることもあります。それらを基に、改めてレイアウト変更の目的を明確にし、問題を解決するための方向性としてコンセプトを共有していく必要があります。

コンセプトとは、「こうありたい」「こうしたい」という目的ではなく、「全体を通した基本的な考え方」を意味します。これは、オフィスデザインに留まらず、組織として目指すべき方向性にも通ずるものがあります。ただ単にレイアウト変更するのではなく、改めてコンセプトを社内で共有していくきっかけとして捉えて頂くと良いかもしれません。

 

レイアウト変更の流れ

それでは、レイアウト変更の具体的な流れをご紹介していきたいと思います。

1.目的の明確化・コンセプト設定

目的の明確化、コンセプトの設定

まず、社内で問題点を洗い出し目的を明確化、コンセプトを共有するところからスタートします。

具体的な問題点としては、

・うまく活用できていない無駄なスペースはないか

・職種に合わせて、一人あたりのスペースが適正に確保されているか

・動線は考慮されているか

・収納量は適正か、無駄なもの・処分できるものはないか

等を検討していきます。

可能であれば社内でヒアリングを行って、色んな意見を反映させることができればベストです。

 

2.内装会社へ依頼

内装会社に依頼

次に、これらの内容をまとめて内装会社へ依頼します。

内装会社はご依頼を受けると、実測を基にご要望に沿ったレイアウト図面を作成していき、それに応じたお見積りをご用意します。

 

オフィスの家具を動かすというのは、実は大変な作業です。せっかくの機会なので、クロスや床材の貼り替えを同時に計画するのも良いタイミングだと思います。その時にも大切なのがコンセプト。内装デザインを考える時にも重要な指針になってきます。

ちなみに、家具の移動のみであれば社内で自分達で行える場合もありますが、忘れてはいけないのが電気工事や電話・LANなどの弱電工事が発生してくる場合があるということです。そうすると、どうしても専門業者の施工が伴うのでご注意くださいね。

また、内装会社にご相談頂くのと一般の引っ越し業者さんに相談されるのとでは違いがあります。内装会社の場合はキャビネットの解体・組立や耐震固定、金庫の移動などに対応できるのですが、一般の引っ越し業者さんではその対応が難しいという点です。ですので、まずは一度内装会社へご相談頂くのがスムーズな方法かと思います。

 

3.事前準備

事前準備

工事内容の規模にもよりますが、週末やお盆休みなど会社のまとまったお休みのタイミングで工事を行うことが多く、また工事に入る前には事前準備をして頂く必要があります。

デスク・キャビネットを移動する場合は、事前に荷物を出してダンボールなどにまとめておいて頂きます。その荷物が移動先のどこのデスク・キャビネットに収納する荷物なのかが一目で分かるように、図面に表記した番号に合わせてダンボールに番号をふっていきます。

そして大切なのが、パソコンのシャットダウンと電源・LANの線を抜く作業。ここまでは、みなさまの方で事前に済ませて頂くようにお願いしています。

 

その他、内装会社から出される工程表を事前によくご確認頂き、必要な準備をお願いします。

日常業務と並行して準備をして頂かなくてはならないので大変かと思いますが、ご協力をお願いします。

 

4.レイアウト変更工事と荷物の片づけ

レイアウト変更

いよいよレイアウト変更工事が始まります。工程表に沿って、レイアウト変更・弱電工事等必要な工事を進めていきます。

そして工事が終わると、それぞれの荷物を所定の場所へ収納して頂く作業が必要になってきます。日常業務に支障がないよう、休日に片付け作業をして頂くなど、何かとご協力を頂く場面が出てきます。

 

まとめ レイアウト変更のその後

工事が終わると日常業務がスタートします。

そうして実際に使い始めると、予想外の問題点や使いづらさなどが出てくることもあります。またある程度時間が経つと、改めて仕事効率を見直す必要も生まれてきます。そのような現場の声を反映していくためには、実際に使っている社員のみなさんからのフィードバックが非常に重要な鍵になってきます。

仕事環境は、仕事効率だけでなく社員のみなさんの働き方、モチベーションアップ、より良い人材の確保などとても大きな影響力があります。ぜひ積極的に現場の声を拾って、仕事環境を整え、ひいては会社の成長につなげて頂ければと思います。