オフィスの移転・改装が生み出すメリット・デメリット
オフィスの移転・改装は、企業にとって大変なコストや労力・時間を要する大きなプロジェクトです。だからこそ、その目的を明確にし、コンセプトを共有して進めていくことが大切です。
そしてもちろん、オフィス移転・改装にはメリット・デメリットがありますので、必ずその両面を考慮しておかなければなりません。
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まずはその目的を明確に
オフィスの移転・改装プロジェクトを考えるとき、まずはなぜそれが必要なのかという目的を明確にしておくことが何より大切です。
「人員増加に伴ってオフィスが手狭になった」
「もう少し好立地の場所にオフィスを構えたい」
などその目的は様々ですが、目的に応じて目指す方向性は全く変わってきます。
社内で現状の問題点を洗い出し、プロジェクトに向けた目的をはっきりと共有することが、移転・改装プロジェクトのスタートです。
オフィス環境の改善が生み出すメリット
■社員のみなさんのモチベーションアップ
オフィスの移転・改装に伴って日常の仕事環境が改善されることで、そこで働く社員のみなさんのモチベーションアップが期待できます。
色や場所・環境の、人に与える心理的効果はとても大きいと言われています。それらを考慮してオフィス環境を整えることは、仕事の効率化につながっていきます。そしてまた、自分が働いている会社の目指す方向性を改めて再認識することも、仕事へのモチベーションアップにつながるかもしれません。
■働き方改革のきっかけ
2019年4月より働き方改革関連法案の一部が施行され、「働き方改革」は大企業だけでなく中小企業にとっても大きな課題となっています。
厚生労働省の定義によると、働き方改革とは、一億総活躍社会を実現するための改革として、働く人々が個々の事情に応じて多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにするためのものです。
長時間労働の見直し、業務の効率化など、各企業が向き合う問題はたくさんありますが、その中でもオフィスの移転・改装はオフィスの在り方を見直すきっかけになります。それはつまり働き方を見直すということが前提になります。
そうすると、例えば働き方のひとつとして、テレワーク実現の可能性も上がるかもしれません。
テレワークとはICT（情報通信技術）を活用して、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと。自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つに分けられます。
移転を機にサテライトオフィスを構えたり、在宅勤務が進められれば、子育て世代の女性や介護の問題を抱えた人などにとっても、今よりも活躍の場が広がることが期待できます。
■採用活動の向上
就職や転職を考える人の中でも「職場環境を重視する」と言う声は8割を超え、より良い人材を確保するためには軽視できないポイントと言えます。利便性の良い立地にオフィスを構えることは、通勤しやすいということにつながります。さらに、オフィスワーカーにとっては一日の大半を過ごす場所であるだけに、職場環境は社員の定着率にも影響します。
企業にとって、より良い人材の確保は何より大切なことかと思います。そこで働く社員のみなさんにとって働きやすい環境と、柔軟にその働き方を選べる環境を整えていくことが不可欠と言えます。
■業務効率化とコミュニケーションの活性化
オフィス移転・改装は、改めて業務効率化を考える良いきっかけです。
また、偶発的にコミュニケーションが生まれるしかけを各所につくっておくと、これまで以上にコミュニケーションの活性化が期待できます。
例えばオフィスの一角をカフェのような内装にし、そこにコーヒーサーバーを置いてカウンターを用意し、雑誌なども置いておく。すると、ちょっと一息入れたい時に部署を越えたコミュニケーションが生まれかもしれません。
また、人が自然と行き交う複合機付近にハイカウンターを用意しておくと、井戸端会議のようにちょっとした打ち合わせのきっかけになるかもしれません。
このようなしかけを工夫できるのも、オフィス移転・改装のタイミングだからこそと言えます。
考えておきたいデメリット
■コストの問題
やはりオフィスの移転・改装にあたって、コストの問題は避けては通れません。
立地の良い場所へ移転すればテナントの賃料も上がりますし、新オフィスの内装工事だけでなく元のオフィスの原状回復工事も必要になってきます。
メリットもたくさんある一方、ランニングコストの上昇も熟慮した上で進めていかなければなりません。
■通勤・立地の問題
通勤に関しては、色んな場所に住む人がいるため、みんな公平にという訳にはいかないと思います。
ですが、例えば子育て中のお母さんにとっては通勤時間が片道30分伸びたことで、仕事を続けていくことが困難になるようなケースもあるでしょう。その場合、可能であれば移転を機にテレワークや在宅勤務を導入するのもひとつの方法かもしれません。
周辺環境としては、近隣に昼食をとれるお店があるか、駅までの通勤経路の治安はどうか、コンビニが近くにあるか、など細かいことですが、従業員のモチベーションに影響してきます。
これら全てに共通するのは、前提としてそのオフィス移転の目的を従業員がしっかりと納得できていること、また問題が出てきた場合には対応策を話し合える環境であることが大切になってきます。
まとめ
以上のように、オフィスの移転・改装にはメリット・デメリットの両面があります。ですが、企業の雰囲気を一変させてくれる一大プロジェクトでもあります。
移転がきっかけで良い流れが生まれて業績がアップした、という話もめずらしくありません。大切なのはデメリットもきちんと把握した上で、問題が出てきたときに対処できるような環境を整えていくことです。
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