オフィス移転チェックリスト完全版｜準備から入居後まで抜け漏れ防止方法を解説！

オフィス移転は、企業にとって数年に一度あるかないかの大規模プロジェクトであり、準備から完了まで一般的に6か月から1年程度の期間を要します。移転先の選定や内装工事、各種届出、引越し作業など、やるべきことは多岐にわたり、担当者が途中で変わったり、日常業務と並行して進めざるを得なかったりする状況の中で、抜け漏れなく進行させることは骨の折れる作業といえます。

とりわけ移転が初めての担当者にとっては、何から着手すべきか、どの時期にどの作業を完了させるべきかの判断が難しいものでしょう。本記事では、オフィス移転における準備項目を時系列で整理し、抜け漏れ防止のためのチェックポイントと注意点を詳しく解説していきます。

経営者から総務・人事担当者、移転プロジェクトのリーダーまで、オフィス移転の全体像を把握し、計画的に準備を進めるための指針としてご活用ください。

なぜオフィス移転にチェックリストが必要なのか？

オフィス移転では、単発の引越し作業とは異なり、長期プロジェクトとしての視点が求められます。移転目的の明確化から物件選定、内装工事、届出手続き、そして入居後のフォローアップまで、段階ごとに異なる作業が発生し、それぞれに適切な時期と担当者を設けることが求められます。

チェックリストを活用することで、この複雑なプロジェクト全体を可視化し、抜け漏れや遅延を防ぐことが可能となります。

作業量が多く抜け漏れが発生しやすい

オフィス移転における作業は、一時期に集中するものではなく、数か月にわたって分散して発生します。例えば、現オフィスの解約通知は移転の6か月前に行う一方、取引先への案内状発送は1か月前、届出関係は移転直後と、それぞれの作業に行うべきタイミングがあります。

さらに、関係者が多いことも複雑さを増す要因です。不動産業者、内装工事業者、引越し業者、IT関連業者、さらには社内の各部署など、調整すべき相手は多岐にわたります。これらの関係者と同時並行でやり取りを進めながら、決定事項と手配作業の同時進行が求められます。

このような状況において、担当者の記憶や経験だけに頼っていては、どこかで抜け漏れが生じるリスクが高まります。時系列で整理されたチェックリストは、現在の進捗と次に着手すべき項目を客観的に示し、長期プロジェクトの計画的な遂行を支えるのです。

担当者分散による管理ミスを防ぐ

オフィス移転は、総務部門や管理部門だけで完結しません。IT部門はネットワーク環境の構築を担当し、各事業部門は自部署の荷物整理や新しい座席配置の調整を行い、経理部門は予算管理と各種契約の処理を担当します。

このように複数の部門が関わる場合、情報共有が不十分だと作業の重複や漏れが発生しやすいです。統一されたチェックリストを全関係者で共有することで、誰がどの作業を担当し、いつまでに完了させるべきかが明確になります。また、外部業者との連携においても、進捗状況を可視化しておくことで、スケジュールの遅延を早期に発見し、対策を講じる準備ができます。

オフィス移転前に整理すべき基本項目は？

具体的なスケジュールを組む前に、まず移転の目的と優先順位を明確にしておく作業が欠かせません。目的が曖昧なまま進めると、物件選定の段階で判断基準がぶれたり、予算配分が適切に行えなかったりする事態を招きかねません。

この初期段階での整理が、後の工程すべてに影響を与えるため、十分な時間をかけて検討することが望ましいです。さっそく、整理すべき項目を順にみていきましょう。

移転目的と全体スケジュールを明確にする

オフィス移転を検討する理由は企業によって様々であり、

• 事業拡大による人員増加への対応
• 賃料コストの削減
• 立地改善による採用力強化
• 働き方改革に対応したオフィス環境の刷新

などが挙げられます。移転によって解決したい課題を経営層と現場の双方から収集し、優先順位を付けることが最初のステップとなります。

すべての要望を同時に満たすことは現実的ではないため、何を優先し、何を妥協するかを決めておかなければなりません。例えば、立地の良さを重視すれば賃料は上がる傾向にあり、広さを確保するとなれば郊外への移転も選択肢になります。

目的が定まったら、移転希望時期から逆算して全体スケジュールの概要を策定していきます。オフィスの規模や内装工事の程度によって変動することも念頭に置きましょう。

予算・規模・エリアの優先順位を決める

物件選定においてよくある失敗が、優先順位を決めないまま候補物件を見て回ることで起こる迷走です。「この物件は立地がいいが賃料が高い」「この物件は広いが駅から遠い」といった比較を続けるうちに、何を基準に選べばよいか分からなくなるケースも多いです。

あらかじめ優先順位として、

• 予算
• 規模（面積・席数）
• エリア
• ビルグレード

などの条件を決めておくことが物件選定をスムーズに進める鍵となります。例えば「予算は絶対条件として上限を設け、その範囲内で最も立地の良い物件を選ぶ」といった形で、判断基準を明確にしましょう。

また、将来的な人員増減の見込みや、リモートワークの継続状況なども考慮に入れておきましょう。現時点の人数だけでなく、3年後、5年後を見据えた規模設定を行うことで、入居後すぐに手狭になるといった事態を防ぐことができます。

【6〜12か月前】オフィス移転チェックリスト

移転の6か月から12か月前は、プロジェクトの基盤を固める段階に当たります。この時期に行うべき作業は、全体計画の策定、現オフィスの解約準備、候補物件の調査など、後の工程に大きく影響する項目ばかりです。

この段階での遅れは、その後のスケジュール全体に波及するため、できるだけ早めに着手することを心がけてください。

移転計画とスケジュールを策定する

まず、移転プロジェクトチームを編成し、責任者と担当者を明確にしましょう。総務部門を中心に、IT、経理、各事業部門からメンバーを選出し、定期的なミーティングを設定して情報共有の体制を整えます。

次に、移転希望日から逆算して、各工程のマイルストーンを設定していきます。物件契約、内装設計、工事着工、引越し作業など、主要なイベントの目標日を決め、それに向けて準備を進めるとよいでしょう。

スケジュール策定においては、予備日を設けることが肝心です。業者の都合や想定外のトラブルによって計画が遅れることは珍しくないため、余裕を持ったスケジュールを組んでおくことが、プロジェクト全体を円滑に進めるコツです。

現オフィスの解約条件と原状回復を確認する

現オフィスの賃貸借契約書を確認し、解約予告期間を把握することが早期対応における重要事項です。一般的なオフィス賃貸では、解約の6か月前までに通知することが求められますが、契約によって異なる場合もあるため、必ず契約書で確認することを推奨します。

原状回復についても、どこまでの範囲を借主負担で行うべきなのか、指定業者の有無はあるのかなど、詳細を確認しておきます。原状回復工事には1か月程度の期間がかかることが多いため、退去日から逆算してスケジュールに組み込みましょう。

また、敷金・保証金の返還条件や精算方法についても、この段階で確認しておくと、予算計画を立てやすいです。

候補物件を収集・比較検討する

先に決めた優先順位に基づいて、候補物件の情報を収集しましょう。不動産業者に条件を伝えて物件紹介を依頼するほか、自社でもインターネット等を活用して情報を集めます。

候補物件が絞り込めてきたら、必ず現地を訪問して確認することが欠かせません。図面や写真だけでは分からない、周辺環境、ビルの管理状況、搬入経路、エレベーターの大きさなど、実際に見なければ把握できない点は多くあります。

複数の候補物件を比較する際、評価項目を統一フォーマットで整理することで、意思決定が円滑になります。賃料、共益費、面積、駅からの距離、ビル設備、契約条件などを一覧表にまとめ、優先順位に照らして総合的に判断しましょう。

【3〜6か月前】オフィス移転チェックリスト

移転の3か月から6か月前は、物件契約を締結し、具体的な内装やレイアウトの検討に入る段階です。

この時期の作業は、新オフィスの環境を左右する決定が多く含まれます。関係部署からの要望を取りまとめながら、予算とのバランスを見て現実的なプランを策定する必要があります。

物件契約とレイアウト方針を固める

候補物件を最終決定したら、賃貸借契約の締結へと進みます。契約書の内容は法務部門や顧問弁護士に確認してもらい、不明点があれば契約前に解消しておきたいところです。

契約締結後は、新オフィスのレイアウト検討に着手します。移転の目的を踏まえ、どのような働き方を実現したいのかというコンセプトを明確にした上で、具体的なゾーニングを行っていきます。執務スペース、会議室、リフレッシュスペース、収納スペースなど、求められる機能と面積配分を決定していきましょう。

レイアウト検討においては、現場で働く社員の意見を取り入れることが、入居後の満足度を高めるポイントです。部署ごとの業務特性や、部門間の連携状況なども考慮に入れましょう。

内装工事・什器手配を進める

レイアウト方針が固まったら、内装工事業者と打ち合わせを重ね、具体的な設計と見積もりを進めます。内装工事業者は複数社から見積もりを取り、価格だけでなく提案力や対応力も含めて比較検討しましょう。

オフィス家具や什器についても、この段階で選定を進めます。既存の家具で継続使用するもの、新たに購入するもの、廃棄するものを仕分けし、求める数量とスペックを確定します。

発注から納品まで時間がかかる家具もあるため、早めに決定しておくことがスケジュール通りの移転を実現するうえで肝心です。また、不用品の廃棄についても産業廃棄物処理業者への依頼が求められるため、この時期から手配を進めます。

IT・ネットワーク環境を設計する

新オフィスにおける電話回線、インターネット回線、社内ネットワークの構築計画を策定します。通信インフラは業務に直結するため、移転直後から支障なく使えるよう、十分な準備期間を確保することが重要です。

回線の種類や契約プランの見直しを検討するのもこの機会です。現状の使用状況を踏まえ、適切な帯域や冗長性を検討し、場合によってはプロバイダーの変更も視野に入れましょう。

また、サーバー移設やクラウドサービスへの移行なども、移転のタイミングで検討することが多い項目です。IT部門と連携し、移転後のシステム環境を整備する計画を立てましょう。

【1〜2か月前】オフィス移転チェックリスト

移転の1か月から2か月前は、準備の最終段階に入ります。

内装工事の進捗確認、各種届出の準備、社内外への連絡など、完了させるべき項目が集中する時期です。この段階でのチェック漏れは、移転当日や移転直後のトラブルにつながるため、リストに基づいて一つずつ確実に対応しましょう。

引越し準備と各種手続きを最終確認する

引越し業者との最終打ち合わせを行い、搬出・搬入のスケジュール、養生の範囲、エレベーター使用の時間帯などを確定させます。ビル管理会社への申請が求められる場合もあるため、事前に確認しましょう。

荷物の梱包作業は、部署ごとに担当者を決めて計画的に進めます。個人の荷物は各自で梱包させ、共用部分の荷物は担当者を明確にしておくことで、当日の混乱を防ぐことができます。

印鑑や契約書などの重要書類、サーバーやパソコンなどの精密機器については、運搬方法や管理責任者を明確にし、紛失や破損のリスクを最小限に抑える対策を講じることをおすすめします。

社員・取引先へ移転案内を行う

社内への周知は、移転の目的やスケジュール、新オフィスの概要、引越し作業における各自の役割などを含め、丁寧に行いましょう。社内説明会を開催するなどして、疑問や不安を解消する機会を設けることも有効です。

取引先や顧客への案内は、遅くとも移転の1か月前には届くよう、挨拶状やメールを発送します。案内には新住所、電話番号、FAX番号、移転日、営業開始日などを明記し、誤りがないようダブルチェックが求められます。

銀行、クレジットカード会社、保険会社、リース会社、各種業務委託先など、登録情報の変更が求められる先もリストアップしておき、順次連絡を進めましょう。

移転当日の役割分担を決める

移転当日は、現オフィスと新オフィスの両方に立会い担当者を配置します。搬出・搬入の立会い、業者への指示出し、トラブル発生時の対応など、役割を明確に分担しましょう。

当日のタイムスケジュールと緊急連絡網を作成し、関係者全員に共有しておくことで、想定外の事態にも迅速に対応できます。特に、引越し業者、内装業者、IT業者など外部関係者の連絡先は、すぐに確認できるようにしておきます。

また、移転当日に発生しがちな問題として、荷物の紛失や破損、設備の不具合、搬入経路の問題などがあるため、これらへの対応方針もあらかじめ検討しておくと安心です。

内装・レイアウトで失敗しやすいポイントは？

内装やレイアウトの検討は、見た目のデザインに意識が向きがちですが、実際の業務動線や人数変動への対応、将来的な拡張可能性まで考慮することが求められます。入居後に「こんなはずではなかった」と後悔しないためにも、機能面を重視した計画を立てましょう。

動線・収納・将来拡張まで考慮する

レイアウトを検討する際、図面上では問題なく見えても、実際に使い始めると不便な点が見つかることがあります。コピー機や共用収納が執務席から遠い、来客動線と社員動線が交錯する、会議室が足りないといった問題は、事前のシミュレーション不足に起因することが多いです。

レイアウト検討の段階で、一日の業務の流れを想定し、人の動きを図面上でシミュレーションしてみることをおすすめします。頻繁に使う設備や共用スペースへのアクセスのしやすさ、部門間のコミュニケーションの取りやすさなどがチェックポイントです。

また、数年後の人員増減に対応できる余裕を持たせておくことも検討すべき点です。フリーアドレスの導入や、パーティションで区切れる設計にしておくなど、柔軟性を持たせた計画を立てておきましょう。

電源・IT・ネットワークを後回しにしない

内装デザインや家具選定に時間をかけすぎて、電源やネットワークの計画が後回しになるケースがあります。しかし、電源の数や配置、ネットワークの配線は、後から変更しようとすると大きな工事が生じるため、レイアウト検討の初期段階から計画に含めておくことが賢明です。

会議室でのオンライン会議、執務席でのPC作業、リフレッシュスペースでのモバイルワークなど、それぞれの場所でどのような使い方をするかを想定し、適切な位置に電源とネットワーク環境を整備しましょう。

特に、将来的に座席配置を変更する可能性がある場合は、床下配線方式を採用するなど、柔軟に対応できるインフラ設計を検討しておくと、後々の対応がスムーズになります。

各種手続き・届出は本当に大丈夫？

オフィス移転に伴う届出は、法務局、税務署、年金事務所、労働基準監督署など多岐にわたり、それぞれに提出期限が定められています。届出の漏れや遅延は、法的なペナルティにつながる可能性もあるため、リストに基づいて確実に対応していくことが欠かせません。

登記変更や行政手続きを漏れなく行う

本店所在地が変更になる場合、移転後2週間以内に法務局への登記変更申請が義務付けられています。この手続きを怠ると、100万円以下の過料が科される可能性があるため、移転後速やかに対応しましょう。

登記変更が完了したら、その証明書類を用いて、税務署、都道府県税事務所、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークなど、各機関への届出を順次進めていきます。届出先によって期限や必要書類が異なるため、一覧表を作成して管理することをお勧めします。

また、消防署への届出も忘れてはならない項目です。防火管理者の届出や消防計画の変更など、入居前に済ませておくべき手続きがあるため、早めに確認しておきましょう。

顧客・取引先への周知を徹底する

取引先への移転案内は、単なる住所変更の連絡にとどまりません。請求書や契約書の送付先、発注システムへの登録情報、名刺やWebサイトの記載など、住所変更の影響は想像以上に広範囲に及びます。

特に、取引先が自社の情報を基幹システムに登録している場合、変更処理に時間がかかることがあるため、早めの連絡が望ましいです。請求書の送付先変更が間に合わず、旧オフィスに届いてしまうといったトラブルを防ぐためにも、余裕を持った案内を心がけましょう。

自社のWebサイト、名刺、封筒、パンフレット、会社案内など、住所が記載されている媒体をすべて洗い出し、更新計画を立てて、忘れずに対応します。

オフィス移転後に必ず確認すべきことは？

移転作業が完了しても、プロジェクトは終わりではありません。入居後に発生する問題や社員からの意見を把握し、改善につなげていくことが、移転を成功させるための最後のステップです。移転後のフォローアップまで含めて計画を立てておくことで、移転の効果を最大化できるでしょう。

業務への支障が出ていないか確認する

移転直後は、設備の不具合やレイアウトの問題点が表面化しやすい時期です。電話やインターネットが正常に稼働しているか、空調や照明に問題がないか、セキュリティシステムは適切に機能しているかなど、業務に支障をきたす可能性のある項目を優先的に確認します。

什器や設備に不具合があれば、保証期間内に対応してもらえるよう、早期に業者へ連絡することが肝心です。また、入居後に発見した問題点は記録に残しておき、次回の移転時に活かせるようにしておきましょう。

郵便物の転送や取引先への周知が行き届いているかも確認し、状況に応じてフォローの連絡を入れることも必要です。

社員の不満や改善点を把握する

表面化しにくい社員の不満は、放置すると生産性の低下や離職率の上昇につながる可能性があります。移転後一定期間を経てから、アンケートやヒアリングを実施し、新オフィスに対する社員の声を収集しましょう。

動線の不便さ、収納スペースの不足、会議室の予約困難、騒音の問題など、実際に働いてみなければ分からない課題が見つかることも多いです。これらの声を踏まえ、改善可能な点は対応し、難しい点は理由を説明するなど、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

オフィス環境は、社員のモチベーションや帰属意識に影響を与える要素であり、移転後も継続的に改善していく姿勢が重要です。

オフィス移転チェックリストを活かすならヴォーエル！

オフィス移転の準備を効率的に進めるには、内装デザインから施工まで一貫してサポートできるパートナーの存在が心強い味方となります。株式会社ヴォーエルは、オフィス移転・店舗の内装デザイン設計から施工までをトータルで手がける専門企業です。

大阪を拠点に、関西近郊から東京、各地まで幅広く対応しており、計画立案から移転先オフィスの運用開始までをワンストップでサポートする体制を整えています。内装工事の現場視点とデザイン的な視点の両方を持ち、お客様の要望を「カタチ」にする空間提案を追求しています。

「こんなこと聞いていいのかな？」と思うような小さな疑問でも気軽に相談できる雰囲気づくりを大切にしており、小規模な修繕工事から大規模な移転プロジェクトまで幅広く対応可能です。オフィス移転をご検討の際は、ぜひ株式会社ヴォーエルにご相談ください。