オフィスのレイアウトに迷ったら｜レイアウトのコツを紹介
オフィス移転を機会にレイアウトを変えてみたい、社員の業務効率化のために新しい職場環境を考えたいなど、オフィスのレイアウトについて検討している方も多いでしょう。
オフィスのレイアウトは、適切なデザインができると、生産性や業務効率化に良い効果を与えます。
毎日使うデスクの配置がちょっと変わっただけで、社員のモチベーションも上がりやすくなります。
本記事では、オフィスのレイアウトについて、種類とメリット・デメリット、レイアウトを決めるコツ、オフィスの種類などを解説します。
Index
オフィスのレイアウトを検討する企業が増えている背景
オフィス移転を選択する企業が増えてきている背景には、コロナ禍を経て、オフィスの在り方が変化してきていることが挙げられます。
2020年、コロナウイルスの感染拡大に伴って一時的にテレワークが主流となり、オフィス縮小化の流れもありましたが、同時にこれまでのオフ
ィスで自然に生まれていたコミュニケーションが激減することでさまざまな問題が顕在化してきました。
結果として、テレワークをメインとするのではなく、ハイブリッドな働き方や出社を基本とした働き方に戻った企業も多くあります。
その過程を経て、オフィスそのものに求められる価値も大きく変わったと言えるでしょう。
「コミュニケーション」に着目し、会議室のような「改まった話し合いの場」以外に、カフェスペースやリフレッシュスペースを充実させ、偶発的なコミュニケーションが生まれる仕掛けを求める企業も増えました。大企業だけでなく、中小企業においてもフリーアドレスを取り入れる企業も非常に多くなっています。
人員増加に伴うオフィス面積拡大だけでなく、こういった社員のモチベーションアップにつながる空間の充実は採用強化という意味合いでも効果的であると考えられ、オフィス移転の目的として重要視される傾向にあります。
オフィスの移転による効果
オフィス移転は、会社にとってさまざまな効果を得ることができます。
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経費削減・最適化
働き方の形態をオフィス出勤とテレワークの両方にすると、オフィススペースを縮小できるので、賃料が抑えられ経費削減に繋げることができます。
テレワークの日が増えると社員の交通費やオフィスの光熱費が削減でき、業務上の無駄な時間やコストを減らして仕事の効率と最適化に繋げられます。
生産性の向上
社員に対して働きやすいオフィス環境を構築するために、新しいオフィスに移転するケースも増えています。
社員の増員などを理由に、社内スペースが手狭になったオフィスを引っ越して広い職場スペースを確保することで、社員のモチベーション向上にも繋がっています。
また、オフィスデザインに社員が使いやすいミーティングルームやリフレッシュスペースを設けることで、社員のやる気や仕事へのメリハリが付いて生産性の向上にも効果的です。
ブランド力・企業イメージの向上
新オフィスの立地条件やオフィスデザインを変えることで企業イメージの向上を目指す会社もあります。
取引先や顧客にとってアクセスの良い立地に引っ越すことやオフィスイメージをグレードアップして集客力を強化する等、企業イメージを改善することができます。
オフィスのレイアウトの種類
オフィスのレイアウトについて種類とメリット・デメリットを解説します。
会社がイメージするオフィスデザインに合わせてさまざまなスタイルのレイアウトを選ぶことができます。
レイアウトは、働き方のスタイルにも反映されるため、会社の方針と社員の使い勝手に合わせて決めるようにしましょう。
①対向式
部署ごとに社員が対面で座るレイアウトです。社員同士のコミュニケーションが取りやすく、チーム業務に向いている配置です。
【メリット】
- ・パソコン、電話の配線がしやすい
- ・他の部署から見て部署のグループ分けがわかりやすい
- ・省スペースでのレイアウトができる
【デメリット】
- ・プライバシーが確保しにくい
- ・業務に集中しにくい
②背面対向式（ベンゼン）
社員が背中合わせに座るレイアウトです。個人業務がしやすく、背面側にテーブルを設置して反対に向かって座ればチーム業務にも使えます。
【メリット】
- ・業務に集中しやすい
- ・プライバシーを確保しやすい
- ・スペースを有効活用できる
【デメリット】
- ・コミュニケーションが希薄になる
- ・管理者と距離感ができる
③左右対向式
並列に配置したデスクが、左側と右側が反対に向き合うように座るレイアウトです。
隣り同士のデスクが反対側を向いているため、社員はお互いにプライベート感を確保しながら仕事ができます。
デスクとデスクの間にパーテーションや間仕切り棚を設けてレイアウトします。クリエイティブな業務や管理職向けのレイアウトです。
【メリット】
- ・仕事に集中しやすい
- ・プライバシーを確保できる
【デメリット】
- ・コミュニケーションが取りにくい
- ・スペース効率がよくない
④卍型レイアウト
4つのデスクを卍型に配置して座るレイアウトです。
社員同士の視線が交差しないのでプライバシーを確保しやすく隣を向けばコミュニケーションもできます。
【メリット】
- ・プライバシーが確保できる
- ・仕事に集中しやすい
【デメリット】
- ・レイアウトしにくい
- ・スペース効率がよくない
⑤リンク型レイアウト
コーナー型デスクを多角方面にアメーバ状に配置して座るレイアウトです。
社員一人一人のスペースが広く複数のモニター設置も可能です。
【メリット】
- ・プライバシーが確保できる
- ・仕事に集中しやすい
- ・デザイン性が優れている
【デメリット】
- ・スペース効率がよくない
- ・レイアウト変更しにくい
⑥フリーアドレス
固定席を設けずに、社員各自が自分用のパソコンを持って仕事をするフリースタイルです。
大きなテーブルに椅子が配置されて、社員はカフェのような雰囲気で仕事をすることができます。
【メリット】
- ・働き方の自由度が高い
- ・社員同士のコミュニケーション強化になる
- ・オフィススペースを有効活用できる
- ・社員一人あたりのスペースが広がる
【デメリット】
- ・個人の荷物を収納するためのパーソナルロッカーの設置が必要
- ・チーム業務が希薄になる
- ・マネジメントしにくい
⑦グループアドレス
フリーアドレスのグループ版のレイアウトです、部署やチームごとに1つのテーブルエリアを確保し、それ以外は自由に座って仕事ができるスタイルです。
固定席のように隣に座る社員が決まっていないため、他の部署の社員とコミュケーションしやすくなります。
【メリット】
- ・レイアウトしやすい
- ・部署・チーム連携がしやすい
- ・オフィススペースを有効活用できる
【デメリット】
- ・席が固定化しがちになる
⑧ABW
仕事に合わせて時間や場所を自由に選んで働くスタイルです。
フリーアドレスの場合は、あくまでもオフィスを拠点に働くスタイルですが、ABWは、オフィスに限定せず場所も自由です。
【メリット】
- ・仕事環境が自由になる
- ・オフィスコストが減る
- ・ワークライフバランスが良い
【デメリット】
- ・部下を管理しにくくなる
- ・ペーパーベースの会社は難しい
⑨個室ブース
個室にデスク、椅子、ネット環境が揃ったワークスペースです。Webミーティングや集中して作業をしたいときなどに使うことができます。
駅や商業施設に設置してある個室ブースもあり、移動中の空き時間に仕事をすることもできます。
【メリット】
- ・集中して作業しやすい
- ・オンラインミーティングに利用できる
- ・周囲の雑音が入りにくい
【デメリット】
- ・長時間使うには効率悪い
- ・初期費用がかかる所もある
- ・ブース設置のためのスペース確保が必要
オフィスのレイアウトを決める際のコツ
オフィスのレイアウトは、社員の業務形態や仕事のジャンル、会社の社員マネジメントの方法などに合わせて自由に選択できます。
では、レイアウトを決める際に抑えておきたいポイントについて解説します。
狙い・コンセプトの策定
社外に企業イメージをアピールすることをコンセプトに考えることができます。
オフィスのレイアウトは、企業理念やブランド価値を社外に打ち出すために重要です。
オフィスに来るゲストが、まず感じるのは視覚的な印象になります。オフィスの内装や設備、レイアウト等は、会社のブランディング効果に繋がる大切な要素になります。
また、適切なレイアウトをすることで働きやすいスペースを確保でき、社員のメンタルヘルスケアにも繋がっていきます。
くつろげるリラックスルームや個室ブースを設けるなど、社員が働きやすいオフィスをコンセプトとして考えることもできます。
さらに、社内コミュニケーションを取りやすくするか、業務に集中しやすくするかなど、働き方のコンセプトによってもレイアウトは変わってきます。
デスクと椅子の向きや、社員同士の視線をどちらに向けるのか、チーム業務と個人業務の配分はどうするかなど、社員に必要な職場環境をコンセプトとして考えることもできます。
オフィスのデスクと椅子の配置によっても仕事の効率が変わってくるため、社外と社員にメリットがあるように考慮して、レイアウトのコンセプトを明確にするようにしましょう。
ゾーニングの決定
ゾーニングとは、オフィスのレイアウトをするための区分です。オフィスの利用目的や用途に合わせて面積やスペース配分などを考えます。
具体的なゾーニングを決めるポイントは、オフィスの利用者に合わせて出入りするゾーンを区分けします。
【ゾーニングのポイント】
- ・社員専用のゾーン：役員室、セキュリティ室、倉庫、執務室、OA室など
- ・来客も入れる共有ゾーン：会議室、打ち合わせ室、エントランス、受付など
また、適切なオフィス面積は、ゾーニングを決める要素として必要です。
「事務所衛生基準規則」によるオフィス面積は、社員の健康と安全を守るために執務スペースの気積を一人当たり最低10立方メートル確保するよう定めています。
一人当たりの面積で、およそ3坪（約9.92平方メートル）になります。
また、オフィスの規模によって、適切な面積を確保できない場合もあります。
その場合は、社員の通常業務用のゾーンとミーティングゾーンを決めてから他の用途のゾーンを考えると良いでしょう。
オフィスを区分する際に狭いスペースを広く感じさせる方法としては、ガラスパテーションや背の低い棚で間仕切りをしたり、カーペットと壁の色を同系色にするなど、工夫することができます。
導線設定
業務効率化のためには、導線の設定が重要なポイントになります。座席と座席の間隔、通路の幅など、社員同士がバッティングしないように適切な距離を確保しましょう。
社員がオフィス内で動きやすく、設備や道具を使いやすく、安全に移動できることが大切です。
消防法・建築基準法によるオフィスの通路幅は、両側に居室がある廊下の場合は「1.6m」、その他の廊下の場合は「1.2m」です。デスクとデスクの間の通路幅は、「90cm」程度が適切です。
また、オフィスの通路には、非常時用の通路も確保することが必要です。
レイアウト・オフィス家具の検討
オフィス家具の配置は、コンセプト、ゾーニング、導線が決まった後に行います。
オフィス家具はレイアウトによって選ぶデザインが変わります。会議室用、社員デスク用、応接室用など、レイアウトに合うサイズやデザインを考えて配置するようにしましょう。
防災観点の取り入れ
オフィスのレイアウトを決める際は、災害時に備えて考える必要があります。
地震対策に家具が倒れないような転倒防止の金具を取り付けることや、安全性の高い設置場所を考えることも必要です。また、避難通路を確保して万が一に素早く対応できるようにしましょう。
火災対策としては、電源プラグは定期的に外してトラッキング現象を防ぎましょう。床上の配線コードを損傷しないように通路から外して置くことも必要です、
水害対策には、シャッターの設置や止水板の準備など浸水対策に備えましょう。ハザードマップをチェックして避難場所を確認することも大切です。
自社の働き方に合ったオフィスのレイアウト
デスクの配置によって社員の仕事への姿勢も変わってきます。レイアウトが変わって社員が満足することで、業務も効率化でき生産性も上がります。
また、オリジナル性のあるレイアウトが’できれば、企業イメージとして社外にアピールできるというメリットもあります。
オフィスのレイアウトには、さまざまな種類がありますので、会社の方針と社員の要望に合わせて適切なオフィススペースを作っていきましょう。
オフィスの種類
次に、オフィスの種類について解説します。
従来型のオフィスから変容して、さまざまなスタイルのオフィスの形態が増えています。
共通しているサービスとして、オフィスにWi-Fi環境、会議室、オフィス家具などが完備されており、加えて、それぞれ独自のコンセプトとサービスを提供しています。
サービスオフィス
オフィス家具やWi-Fi環境、会議室などビジネスに必要な設備が完備されたオフィスです。
来客や電話対応、書類作成、受付・秘書業務のスタッフが常駐してくれるサービスなど、ビジネスを遂行しやすい環境が充実しています。
レンタルオフィス
賃貸オフィスの場合は、物件のオーナーと契約して単独でオフィスを借りることですが、レンタルオフィスは複数の利用者を対象としたオフィス形態です。設備機器やミーティングルーム等は、他社と共有して使うようになります。
セットアップオフィス
内装が済んでいるオフィスをレンタルできます。
オフィス物件を借りる場合、入居前に会社が内装工事をする必要がありますが、セットアップオフィスならば、契約後すぐにそのままオフィスとして利用開始できます。内装のデザイン考案や内装工事業者との打ち合わせや立ち合いなど、手間のかかる作業を省いてオフィスを利用できるメリットがあります。
スタートアップ企業などに需要のあるオフィスタイプです。
シェアオフィス
1つの作業スペースを企業や個人と共有して使います。
オフィスの初期費用を削減できるので、リモートワークの場所として企業が利用するケースもあります。
シェアオフィスには、オフィス用家具やWi-Fi環境、ミーティングルーム、フリーアドレスタイプのスペースが完備されています。
バーチャルオフィス
事業用に住所と電話番号をレンタルできるサービスです。
実際に入居して仕事をするのではなく仮想のオフィスとして利用します。基本的なサービス内容には、郵便物の受取・転送、
電話番号・FAX番号の提供、会議室・ミーティングスペースの利用などがあります。
バーチャルオフィスは、オフィスを借りる必要がないため賃料を払わなくてもビジネスをスタートすることができます。
コワーキングスペース
1つの作業スペースを企業や個人と共有して使います。
個人事業者、起業家、テレワーク社員、ノマドワーカーなどが、自由に仕事ができる場所です。
図書館やカフェのようにオープンスペースで仕事をするので、知らない者どうしが情報交換できたり、仕事の幅が広がったりするなど、仲間づくりの場としても有効活用できます。
また、在宅ワークでは家族がいて集中できない方が、コワーキングスペースを利用するケースもあります。
安全なWi-Fi環境や電源も自由に使えるので、オフィス環境が充実しています。
オフィスのレイアウトを決める際の注意点
レイアウトを決める際は、まずはコンセプトを明確にしてゾーニングを確認します。具体的に計画ができたら、対向式かあるいは背面式か、などデスクのレイアウトの種類を決めます。続いてレイアウトに適切なオフィス家具を選んで配置します。
レイアウトはコンセプトや職種によって最適な形が異なります。
同じ会社でも、例えばクリエイティブな職種と営業職とでは求められる形が異なるため、部署ごとに詳細に検討していく必要があります。
生産性や業務の効率化の向上のために、適切なレイアウトを決めて行きましょう。
株式会社ヴォーエルではオフィス・店舗の内装デザイン設計から施工までを自社で行っております。
内装工事の現場からの視点と、デザイン的な視点の両方を持つ私たちだからこそできるご提案を追求し、
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