オフィス移転を検討されている会社は、移転することのメリットなど気になることも多いでしょう。オフィス移転は、通常の引っ越しとは違って、大掛かりな移動になりますので、移転のためのノウハウを知って計画的に進めていきましょう。

本記事では、オフィス移転のメリット、かかる費用とできるだけ安く抑える方法を解説します。

 

オフィス移転をするメリット

はじめに、オフィス移転のメリットを解説します。移転後にメリットを活かして、企業の向上に繋げていきましょう。

 

オフィス移転で働き方を変わる

オフィス移転をきっかけに、テレワークとオフィス出勤のスタイルを組み合わせると、社員の働き方の自由度を高められます。

オフィス中心の働き方ではなく、コワーキングスペースやサテライトオフィスなど、社員が働きやすいワークスペースを分散型に配置すると、社員のやる気や、仕事上のストレスも軽減されます。

 

社員のモチベーション向上

新しいオフィスで業務スタートできれば、気持ちも切り替わって社員のモチベーション向上に繋がります。オフィス移転で環境が変わるので、やる気と新しい発想で、効率的に業務を行うことが期待できます。

 

社員同士のコミュニケーション改善

新オフィスのレイアウトのデザインを工夫することで、社員同士が気楽にコミュニケーションできるように改善できます。職場でのストレスや離職率の低下は、社内のコミュニケーション不足から影響することがあります。

新オフィスで風通しの良い働き方ができれば、社内が活性化して社員の定着率に繋がって行きます。

 

企業のイメージアップ

オフィス移転する際に、内装デザインにこだわった受付や応接室など、ゲスト用のスペースを設けることで、企業の新しいイメージを外部に発信できます。

 

ブランディング効果

オフィス移転は、新しいオフィスのデザインを表現することで、企業の理念や考え方を外部に発信できてブランディング効果に繋がります。

会社の取引先や顧客、求職者などに新しい会社のイメージを伝えることができて、企業カラーを新しく一転変えるきっかけにもなります。

 

コスト削減

オフィス規模を縮小して、テレワークと併用した業務形態に移行することで、コスト削減に繋げられます。

また、複数のオフィスがある会社は、オフィス移転時にひとつのオフィスに統合すると賃料やその他経費を削減できます。

 

オフィス移転にかかる費用の総額と内訳

オフィス移転にかかる費用と内訳です。オフィスの規模や社員数、旧オフィスから新オフィスまでの距離、不用品の廃棄方法などによって、費用は変わってきます。

※目安の金額です。それぞれの条件によって変動します。

退去時にかかる費用(旧オフィス用)
内訳 費用 備考
原状回復工事費 3万円〜5万円/坪 小規模オフィス(50坪まで)
5万円〜10万円/坪 大規模オフィス(50坪以上)
不用品廃棄費用 7万円〜8万円 2トン車
12万円〜15万円 4トン車
賃料 契約内容による賃料 3~6カ月前までに退去予告をする

 

入居時にかかる費用(新オフィス用)
内訳 費用 備考
敷金 賃料の4〜6ヶ月分 小規模オフィス(50坪まで)
賃料の6〜12ヶ月分 大規模オフィス(50坪以上)
礼金 賃料の1〜2ヶ月分
仲介手数料 賃料の1ヶ月分
保証会社加入料 賃料の1ヶ月分
火災保険料 2万円 2年契約
前賃料 入居月分と翌月分
内装工事費 25万円〜40万円/坪
設備・通信工事費 5万円〜15万円/坪 1坪あたり
備品購入費 5万円〜30万円 社員1名あたり
引越し費用 2万円〜5万円 社員1名あたり
届出の書類作成費 10万円〜25万円
広告・告知の費用 1万円〜2万円 社員1名あたり

 

オフィス移転にかかる費用の内訳

では、オフィス移転に必要な費用について内訳ごとに説明します。

内訳の項目ごとに作業や手続きが広範囲にありますので、予算管理表とチェックリストを作成してポイントを抑えて確認するようにしましょう。

関連記事:オフィス移転にかかる項目別の見積もり
 

不動産取得費用

新オフィスの賃料と敷金・礼金、仲介手数料と火災保険料などが不動産取得費用になります。

新オフィスに入居する前に、前賃料として入居月分と翌月分を支払うのが一般的です。

敷金は、普通の賃貸物件と同様に、退去時に返金されます。礼金は、契約時にオーナーに支払い、敷金のように返金はされません。

仲介手数料は不動産によっては無料の場合もあります。火災保険料については、対象となる条件や補填内容によって費用は変わってきます。

2年契約で2万円程度が保険料の目安です。

一方、旧オフィスを解約する手続きは、6カ月前の通知が必要です。オフィス移転の計画は、移転期間を考慮して6ヶ月前から引っ越しの準備を行うようにしましょう。
 

内装工事・設備工事費用

移転先の新オフィスにかかる内装工事は、オフィスのレイアウトやパテーションの設置、壁や天井の内装仕上げ、オリジナル家具の制作費など、必要な内装工事によって費用は変わります。内装工事には、内装作業を始める前の仮設工事費も必要になります。

設備工事費用については、新オフィスの電気設備、空調設備、給排水設備工事費、などインフラ関係の他に、消火設備の設置工事、会社のサインボードの制作費などがあります。

内装工事・設備工事に関しては、ビル指定業者によって行うB工事と、入居者が直接依頼するC工事に分かれています。

ビルによってその工事区分は異なりますので、事前に確認が必要です。

 

備品の購入費

備品購入費については、社員数によって異なりますが、1名あたり5万円〜30万円で予算を立てると良いでしょう。

移転前に旧オフィスで使っていた備品をそのまま使うのであれば、費用は安くなります。

 

電話・ネットワーク機器の設置費・回線契約料

移転先のオフィスの通信工事は専門業者に依頼してシステム整備を行います。費用相場は、1人あたり5万〜15万円程度で、オフィス規模によって異なります。

通信費(電話配線・LANケーブルの敷設、通信機器)などは、業務スタートする前に準備します。通信工事については業者によって費用の幅があります。

NTTへの移転依頼は下見等も含め、内装工事業者決定より速い段階で連絡し、日程をある程度押さえておくと良いです。

 

引っ越し費用

オフィスの引っ越し代は、目安として社員1名あたり2万〜5万円程度です。

単純計算で、社員数30名の場合、60万~150万円の計算になります。

また、引っ越し先の立地条件や作業人数、引っ越しの時期によっても費用が変わります。

引っ越し業者の繁忙期は、1〜3月、9〜12月で、この時期の料金は高くなる傾向です。
 

原状回復費用

オフィスを退去する際は、入居前と同じ状態に戻すため、原状回復工事を行います。入居時の契約内容に基づいて借主側が費用負担するのが一般的です。

原状回復費用は、ビルの大きさによって金額が異なる傾向にあります。(設備工事の内容が規模の大きさに比例するため)

ただ、原状回復工事に関しては、借りた物件に対して、そもそもどの程度の内装工事を施していたのか(解体工事の金額に差が出ます)、また具体的にどこまで復旧工事が必要か(原状回復条件)等によって、費用は大きく変わってきます。

ビルオーナーや不動産会社に立ち会ってもらい、確認する必要があります。

なお、初期費用として敷金を支払っている場合は、敷金から原状回復費用が支払われます。

 

不用品の処分・廃棄費用

移転前に不用になった事務機器や家具、備品などは、産業廃棄物として処理するため費用が発生します。

費用を抑える方法としては、産業廃棄物ではなく、使える資源は、できればリサイクル品として処理することをおすすめします。

無料または買取価格で引き取ってもらうことができます。

また、自治体によっては、オフィスの不用品を引き取ってごみ処理にしてくれる場合もあります。

引っ越しする前に、オフィスのある自治体に問い合わせて見ると良いでしょう。
 

そのほかの費用

オフィス移転をする場合は、税務署、法務局、社会保険事務所などに書類を届け出る必要があります。

必要書類は、会社で行う場合もありますが、一般的には行政書士事務所に書類作成費用を支払って代行してもらうことが多いです。

書類作成費は、10万円程度になります。他にも、オフィスの住所など会社情報を変更するため、新しい名刺や会社パンフレットの作成費用も必要です。

 

【各種届出の種類】

  • ・消防署:防火対象物使用開始届出書/防火対象物工事等計画届出書
  • ・法務局:本店・支店移転登記申請
  • ・税務署:異動届出書/給与支払事務所の開設、移転、廃止届出書
  • ・都道府県税事務所:事業開始等申告書
  • ・労働基準監督署:労働保険名称、所在地等変更届
  • ・年金事務所:適用事業所名称・所在地変更届
  • ・警察署:車庫証明

 

オフィス移転にかかる費用を抑える方法

では、オフィス移転の費用をなるべく抑える方法について解説します。

 

居抜き・セットアップオフィスを選ぶ

内装工事代を抑えるには、前入居者がそのまま備品や家具を置いたままの物件を借りる「居抜き物件」、内装仕上げが完成している「セットアップオフィス」などがおすすめです。

内装工事が必要ないため、費用負担を減らすことができます。

内装工事がいらないオフィスは、入居までの手間暇を省け、引っ越しまでがスムーズになります。

家具付きのオフィスであれば、社員一人一人が自分のデスクを確保できるので、通常業務を早めにスタートできます。

 

備品・オフィス家具を再利用する

備品やオフィス家具は、旧オフィスからそのまま移動させて使えば、新しく購入する必要は無くなります。

新しいオフィスだからすべて新品に取り替える必要はありません。

もし、今まで使っていた備品や家具を不用品として廃棄処分すると、廃棄費が発生します。

再利用すれば、処分代も抑えられるので、かかる費用を大幅に抑えられます。

 

相見積もりをとる

引っ越し代行サービスを利用する場合は、まずは相見積もりが必要です。相見積もりは複数社の引っ越し業者に見積もり依頼することです。

引っ越し代の相場を知るためにも、引っ越し代を比較検討するためにも、1社だけではなく相見積もりすることをおすすめします。

見積書の詳細を比較すると、費用とサービス内容のバランスがわかって選びやすくなります。

 

工事はなるべく1社にまとめる

相見積もりをして業者を選ぶ際は、1社にしぼって工事依頼するようにしましょう。

オフィス移転では、あれこれ必要な作業があるため、窓口となる業者は1社のみにした方が、やりとりがスムーズにできます。

また、オフィスのレイアウトと電気配線との絡みなど、同じ会社で連携して作業をしてもらった方が、効率良く工事が進んで工期も短縮できます。

 

こだわる部分と抑える部分、メリハリのある内装プラン

企業イメージの向上やブランディング等を移転の目的として考えられている場合、内装にこだわる部分と費用を抑える部分のメリハリをつけることも重要です。

費用を抑えることばかりに目を向けてしまうと、本来の目的を見失ってしまう場合があります。

エントランスや応接室・会議室、リフレッシュスペースなど、来客スペースや社員のみなさまにとってポイントになる部分を絞って内装デザインにこだわることで、企業イメージの向上にもつながります。

その分、費用を抑えるスペースでは既存の内装を活かしたり、既存家具を利用するなどのメリハリをつけ、予算と新しいオフィスの価値を高めることのバランスを検討していく必要があります。

 

テレワークを導入してオフィスの規模を縮小する

コロナウィルスの流行をきっかけに、働き方の多様性が広まってきています。

従来型のオフィススタイルから、勤怠管理や業務管理などをパソコン一つでできるようになってきています。

オフィスの規模を縮小して、テレワークやハイブリッドワークなど働き方に分散できれば、オフィスの賃料、内装工事代など、社員の交通費などかかる費用を削減できます。

 

業者選びの際の注意点

オフィス移転で業者を選ぶ際は、オフィス移転に特化した専門業者に依頼した方が効率良く作業が進みます。

一般人の引っ越しとは異なり大多数の移動と業務が停滞しないようなシステムの移動、各種手続きなど、必要な工程がたくさんあります。

なるべく短期間で引っ越しが済むように専門家のアドバイスに従って移転計画を立てることをおすすめします。

 

また、オフィス移転のすべての工程を一括してコンサルトしてくれる業者に依頼すると、スムーズに引っ越しができるので、おすすめです。利用する際は、請負範囲について事前に相談して決めると良いでしょう。
 

オフィス移転の流れ

オフィス移転は計画から移転まで、およそ半年から1年ほどかけて進めていきます。

以下は、おおよそのオフィス移転の流れです。

 

会社ごとに、引っ越しの規模や社員数、引っ越し業者選びや設備業者の作業期間などに合わせて、さらに細かく計画するようにしましょう。

 

【オフィス移転の流れ】

  • ・オフィス移転の計画を立てる
  • ・移転先をいくつか出して選定する
  • ・旧オフィスの退去解約の手続きをする
  • ・新オフィスの設備工事、内装工事を行う
  • ・引っ越し業者を選ぶ
  • ・移転、引っ越しをする
  • ・原状回復工事を行う
  • ・オフィス移転の各種手続きを届け出る

 

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オフィス移転の費用は計画的に予算を立てましょう

オフィス移転にかかる費用は、一般的にかかる項目を確認して、抑えられる費用についてはもう一度見直してみましょう。

オフィスの規模や内装工事の範囲、業者選定などによっても費用が調整できます。

また、旧オフィスで使っていた備品や家具は再利用して、なるべく廃棄処分しないことも大切です。

 

また、予算に余裕がある場合は、オフィス移転コンサルトを利用すると、会社の引っ越しをスムーズに移動できて、早めに通常業務に戻ることができます。

まずは、会社の業務に支障が起きないように、移転するためのスケジュールを立ててから進めて行くと良いでしょう。

 

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