オフィス移転の流れは？Todoも紹介
オフィスの移転には多岐にわたる準備や手続きが必要です。
そのため、何から手をつければ良いのか戸惑っている企業のご担当者の方も多いでしょう。移転は物件探しからオフィス家具の選定、さらに内装工事など、多くのタスクが絡むため、複雑になることがよくあります。
手続きに漏れがあると、移転がスムーズに進まないこともあるでしょう。
計画通りに進めるためには、チェックリストを作成し、一つひとつ確実に手続きを進めることが大切です。
この記事では、オフィスの移転の6カ月前から当日までの流れを解説し、タイムテーブルに沿ってやっておくべきことを紹介します。
また、オフィス移転時の注意点も詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
Index
オフィス移転とは
オフィス移転の目的は、従業員数の増加に伴う手狭さ、駅近くで便利な立地への移転、ブランディングの向上、老朽化など、さまざまです。
また、オフィス移転には、主に以下の５つのメリットが期待できます。
【メリット】
- ・多様な働き方が可能
- ・社員のモチベーション向上
- ・業務効率化、生産性向上
- ・企業イメージの定着
- ・ブランディング効果
オフィス移転に際して決めておくべきこと
オフィスを移転するにあたり、まず以下の4つのことを決めておきましょう。
移転の目的と方針
オフィス探しやレイアウトの検討を始める前に、まず移転の目的と方針をはっきりさせる必要があります。
たとえば、従業員数を大幅に増やす予定があるか、新しい部門を設立する計画がある場合、現在のスペースよりも広いスペースが必要となるでしょう。
移転の主要な目的が交通の利便性向上である場合、都心部では駅から近い物件を探す必要があるかもしれません。
また、地方の場合は駐車場を確保できるスペースが必要となる可能性が高いです。
移転の目的が複数ある場合には、それらの目的に優先順位をつける必要があります。
費用
オフィス移転のための予算を検討する際には、移動に伴う費用の詳細と市場価格を把握することが重要です。
費用には、まず新しいオフィスの内装工事費、引っ越し費用、旧オフィスの原状回復工事が大きい項目として挙げられます。
また内装工事に関しては、ビル指定業者が工事を行うB工事と、入居者側が依頼した内装業者が工事を行うC工事がありますので注意が必要です。
B工事とC工事の工事区分はビルによってそれぞれ決められているため、ビル管理会社に早めに確認し、移転先のレイアウトや内装仕様が決まった時点でB工事業者にも見積もりを依頼しなければなりません。
移転計画を立てる際には、これらの要因を考慮に入れ、適切な予算を組むことが求められます。
費用の話において、一番大きいのは移転先のオフィスの内装工事費用で、忘れてはいけないのが現オフィスの原状回復工事かなと思います。
もちろん引っ越し費用も大きいですが、比較するとメインになるのは内装工事費用かと思うので、その話が挙がらないのは違和感があります。
また、B工事（ビル指定業者工事）の分野に関してもビルの規模によっては金額が相当高いので費用としての優先順位は高いので、それについても話が出てきても良いかと思います。
スケジュール
スムーズなオフィス移転を達成するためには、計画的なスケジュール設定が欠かせません。通常のオフィス契約では、退去する際に6カ月前までに解約の予告が必要です。
したがって、移転を完了させるためには、約8〜9カ月の余裕を持つと、この期間内に新しいオフィスを探し、契約を結ぶことができます。
解約予告を出してから新しいオフィスを探し始めると、移転日までに適切な物件を見つけることが難しくなる可能性があります。
また、物件の調査や検討に多くの時間を費やすことで、スケジュールが詰まることもあるでしょう。
そのため、解約予告を行う前に新しいオフィスを決定しておくことが望ましいです。
スケジュールの期間に対してはさまざまです。大規模オフィスでは記載している内容の期間が必要となりますが、弊社で実績がある小・中規模オフィスの場合、もっと短いケースが多いです。
立地・レイアウト
移転先の選定において、主要都市と主要都市以外のどちらにするかは非常に重要な要素です。
主要都市は交通の利便性が高く、取引先との距離が近くなる場合もあり、移動時間を短縮できるという大きなメリットがあります。
主要都市以外では、満員電車を避けられ、通勤が楽になることや、賃料が抑えられる分、オフィス内環境を充実させ、働きやすい環境を整えることが可能です。
最終的な選定は、何を重視するかにかかっています。そのため、立地検討の際には、利便性の追求、自社のブランディング、社員のワークライフバランスなどを考慮することが重要です。
オフィスレイアウトは物件が決まってから確定しますが、物件探しの段階からある程度のイメージを持っておくと、移転予算を検討する際に役立つでしょう。
関連記事：オフィスのレイアウトに迷ったら｜レイアウトのコツを紹介
オフィス移転にかかるトータルの期間
オフィスの移転には一般的に6ヶ月から8ヶ月の期間が必要ですが、企業の規模や移転先の地域によって異なります。
そのため、具体的なスケジュールは社内の状況に合わせて計画しましょう。
スケジュールを立てる際には、最初に「新オフィスでの稼働開始日」を決定し、それを基に逆算して計画を立てると効果的です。
オフィス移転のタイムテーブル
オフィス移転のプロセスでは、通常、新しいオフィス関連の作業と旧オフィス関連の作業を同時に進めていきます。
まず、行うべき業務の大まかな目安を設定し、その後、必要な業務をさらに詳細に分割していきます。
オフィスの規模や目的、コンセプトにより異なりますが、オフィス移転のプロジェクトは、通常6ヵ月から1年です。
下記のタイムテーブルを参考にして、移転スケジュールの全体像を把握しておきましょう。
移転6か月前
移転6か月前に、移転プロジェクトの立ち上げ、現オフィスへの解約通知、物件探し、業者選定を行います。
それぞれについて解説します。
オフィス移転プロジェクトの立ち上げ
オフィスの移転を検討する際には、最初に担当者を指名し、移転プロジェクトチームを結成することが重要です。
時間が限られている場合は、ワンストップでオフィス計画を手助けしてくれるサービスを利用することも検討するとよいでしょう。
現オフィスへの解約通知
オフィスを退去する際にはオーナーやビル管理会社へ契約解除通知を提出しますが、その提出期限は６ヶ月前までが一般的です。
通知の提出期限は、新オフィスの契約やスケジュールに大きな影響を及ぼす可能性があるため、事前に確認しておきましょう。
物件探し
物件を選ぶ際には、まずホームページ上で物件情報を確認し、移転先を決定する基本的な知識を身につけましょう。
必要な情報を調査した後、具体的な物件についての相談をし、実際に下見に行きます。
相談の際には、条件（広さ、ビルのグレード、採光、交通機関など）を明確に伝えることが重要です。
譲れない条件や妥協できる点を考慮し、円滑な話し合いを進める準備をしましょう。
物件の下見を終えたら、その物件のメリットとデメリットをまとめる作業を行います。
日当たりが良いが交通の便が悪いなど、気になる点を箇条書きにして整理します。
その中から「最優先すべき要素は何か？」「最低基準は何か？」といった点を明確にし、物件選びの判断材料として活用しましょう。
業者選定
内装工事業者を選ぶ際には、価格だけでなく、図面作成から内装デザイン、工事までワンストップで対応してくれる業者を選ぶことが最も賢明な方法です。
一般的に費用だけを比較する傾向がありますが、オフィスの内装工事に伴う一連の管理、購入した家具の搬入や、システムの構築スケジュールなどを考慮して一括で対応してもらえると、
社内の負担が大きく軽減されます。新オフィスのレイアウトや内装デザインなどの提案内容と費用も合わせて、数社比較してみると良いでしょう。
引越し業者は特に内装業者が段取りすることが多く感じます。まれにお客様発注がありますが、調整が難しいので、PM（プロジェクトマネジメント）ができる内装業者を選ぶとよいでしょう。
移転4か月前
移転４か月前には、レイアウト決め、備品の検討・手配、工事契約を行います。
レイアウト決め
オフィスのレイアウトを考える際には、まず現在のオフィスで改善すべき点を把握します。
その上で効率的で働きやすい環境を構築するための適切なレイアウトを検討します。
新しい家具やパーティションの購入なども検討しながら、最適なレイアウトを作成していきましょう。
特にオフィス内の人の動線を意識した配置は、業務効率を大幅に改善できるポイントです。
レイアウトの策定に際しては、法的な制約なども考慮しながら、設計担当者と協力して進めることをおすすめします。
これらの要望を内装業者や設計会社等、図面作成してもらえる業者に伝え、やり取りを進めていきます。
レイアウトが確定すると、次は内装デザインの検討へと進んでいきます。企業イメージを表現したオフィスや、働き方を生かしたオフィス計画など、移転の目的をしっかりと反映していくための大切な作業です。
備品の検討・手配
備品の手配は、オフィスのレイアウトと同時に検討することが、快適なオフィス環境を整える鍵となります。
オフィスを整える際には、オフィスチェアやデスクなどの家具の選定と整備が不可欠です。
移転の場合には、現オフィスの什器を再利用できるものと、廃棄する必要のあるものを選定する作業から始めましょう。
廃棄する什器を選定したら、新しいオフィスのレイアウトに合わせて不足している什器がないかを確認します。
内装工事業者に什器の製作を依頼する際は、事前に希望の什器の種類や配置場所を共有することでサイズのミスマッチなどを防げるでしょう。
また、オフィス家具や機器は高額なものが多く、納期が長い場合もあります。
そのため、レイアウトや内装のデザインが確定したら、必要な什器の種類と数量、発注先を確保しておきましょう。
オフィス家具だけでなく、OA機器、セキュリティ機器など、オフィスの設備全般を総合的に考慮することが必要です。
それぞれの機器を使用するために必要な環境や、利用後の運用方法なども考慮することで、長期的なコスト削減につながります。
なお、設計やデザインに長けた会社が、什器やICT機器に精通しているとは限りません。
依頼先を選定する際には、両方の知識に対応できる会社を選ぶことが大切です。
工事契約
レイアウトが決まったら、工事契約の準備を始めましょう。
移転先の各種工事にはLANの設備工事、電気工事、内装や間仕切り工事などが含まれます。
特に内装工事は、レイアウト、デザイン、導線の決定に時間がかかるため、移転先が決まったら早急に内装工事業者を選定することが必要です。
施工とデザインを別々の会社に依頼するのか、一括で依頼するのかを決め、関連する業者に見積もりを依頼する段階から始めましょう。
適切な業者を選定し、見積もりを取得した後、契約を結ぶ必要があります。
望むイメージ通りのオフィスを実現するためには、業者との詳細な打ち合わせが不可欠です。
具体的なイメージをできるだけ明確に伝え、それを正確に実現してくれる業者を選ぶように心がけてください。
また、これらの移転先の工事には、ビル指定業者が工事を行うB工事と、入居者側が依頼した内装業者が工事を行うC工事がありますので注意が必要です。
B工事とC工事の工事区分はビルによってそれぞれ決められているため、ビル管理会社に早めに確認し、移転先のレイアウトや内装仕様が決まった時点でB工事業者にも見積もりを依頼しなければなりません。
移転2～3か月前
移転2〜3か月前になったら、社内外への周知、行政などの各種手続き、住所情報の変更を行います。
社内外への周知
オフィス移転について、社内と取引先に周知します。
オフィス移転を実施するには、全社員の協力が不可欠です。
社内マニュアルに、移転の目的、移転先のレイアウト、当日のタイムスケジュールなどを詳細に記載する必要があります。
さらに、移転プロジェクトチームを組織したら、社員向けの説明会を開催しましょう。
説明会でスケジュールや具体的な計画について詳しく説明します。
移転の目的を事前に十分に共有することで、社員はその目的を理解し、新しいオフィスを最大限に活用できるでしょう。
移転日程が確定した際には、迅速に取引先に連絡することが大切です。
オフィス移転に伴い業務をスムーズに継続させるために、さまざまな書類の送付先を変更してもらわなければなりません。
連絡漏れは取引先の信用を損なう可能性があるため、ミスのないように、チェックリストを作成することが効果的です。
また、取引先への通知だけでなく、自社の公式ウェブサイトや公式SNSにも、移転の告知を行うことが必要です。
移転先の情報を発信する際には、住所や電話番号などの記載が正確であるか、社内で確認を徹底してください。
各種手続き
オフィスを移転する際には、さまざまな官公庁への届出が必要です。
本社が移転する場合には、法務局へ「本店移転登記申請書」を提出する必要があります。
さらに、税務署には事業年度や納税などの異動事項に関する届出を行わなければなりません。
特定の条件を満たす場合には、消防署へも「防火管理者選任届」を提出する必要があります。
手続きの時期は書類の種類により異なるため、移転前後で必要な手続きと手続き時期を確認し、漏れがないように準備しておきましょう。
住所情報の変更
自社の公開情報についても、新しい住所への変更が必要です。
具体的には、ウェブサイトの登録住所や資料に記載されている住所を変更する必要があります。
契約書、請求書などの書類に記載している住所、ゴム印、印章、伝票、封筒などの備品も同様です。
社内には、現住所や電話番号を使用したものが多数存在するため、抜け漏れがないように注意して変更作業を進めてください。
会社のウェブサイトには、移転の1〜2ヶ月前から移転のお知らせを掲載します。
移転後は速やかに住所や電話番号などの変更情報を更新できるように準備してください。
移転1か月前～当日
移転する1カ月前からは、オフィス移転の最終段階に入ります。
引っ越し
新オフィスへの引越しに備えて、現在のオフィスのアイテムをまとめ、引越し当日にスムーズに運ぶための準備をしましょう。
引越し業者から提供された梱包資材を受け取ったら、段階的に梱包作業を進行させていきます。
ただし、壊れやすい物や精密機器などについては、引越し業者と相談してから梱包作業を行いましょう。
新オフィスで使用しない備品については、同時に廃棄の手続きも進めます。
備品の整理には時間がかかる可能性があるため、なるべく早めに段階的に作業を進めることが重要です。
引越し当日には、従業員も協力して作業を進めます。
事前に役割分担を決めておけば、誰かが当日に指示を出すよりも作業がスムーズに進行します。
立ち合い
新旧オフィスそれぞれで責任者が立ち会い、旧オフィスに残っているものや新オフィスへの荷物の搬入時に問題がないか確認します。
新オフィスでは、実施図面通りに工事が進んでいるか、家具やOA機器の配置が依頼通りになっているかなど、入居前の最終確認を行ってください。
さらに、引越しの際には旧オフィスの原状回復の手続きも行います。
これを忘れると工事が間に合わず、解約に支障をきたす可能性があるため、注意が必要です。
工事期間はおおよそ1か月かかる見込みですので、施工の進捗状況を確認するため、定期的に進捗報告を依頼しておくと良いでしょう。
オフィスの移転に際して必要な届け出・登録変更
オフィスの移転には多くの手続きが必要であり、その内容は広範にわたります。
そのため、移転手続きを円滑に進めるために、チェックリストを作成すると非常に役立ちます。
移転に関連する手続きの種類と、それらを行うタイミングについて以下の表にまとめましたので活用してください。
| 手続き | 手続きをする時期 | 備考 |
| 解約予告 | 退去する6ヶ月前程度 | 実際の解約予告期間については、賃貸契約書で確認要 |
| 賃貸契約 | 入居審査に合格後 | 賃貸契約締結前に、重要事項の説明（重説）を受ける |
| ライフラインの切り替え | 賃貸契約の締結後 | 電気、ガス、水道、インターネット、電話回線など |
| 業者へ引っ越し依頼 | 移転スケジュール確定次第 | |
| 原状回復工事の依頼 | 旧オフィスの契約期間中 | 賃貸契約書に記載されている原状回復の期限を確認 |
| 取引会社への移転連絡 | 移転スケジュール確定次第 | チェックリストを作成 |
| 消防署への届出 | 防火対象物使用開始届出書：移転先オフィス使用開始の7日前
防火対象物工事等計画届出書：移転先オフィス着工日の7日前 |
|
| 郵便局への届出 | 賃貸契約締結後、郵便物届出変更届 | インターネットからも可能 |
| 税務署への届出 | 移転後できるだけ早めに | 異動届出書の提出 |
| 警察署への届出 | 移転後できるだけ早めに | 会社で登録している社用車がある場合、自動車保管場所証明申請書を届出 |
| 年金事務所への届出 | 移転後5日以内 | 適用事業所名称/所在地変更（訂正）届を提出 |
| 労働基準監督署・ハローワークへの届出 | 移転後10日以内 | 労働保険名称、所在地等変更届を提出 |
| 法務局への届出 | 本店の場合：移転から2週間以内
支店の場合：移転から3週間以内 |
本店移転登記申請書、または支店移転登記申請書を届出 |
| 口座、クレジットカードなどの登録情報変更 | 移転後できるだけ早めに | オンラインで可能な場合もあり |
オフィス移転時の注意点
最後にオフィスを移転する際の注意点を解説します。
解約予告をしたら撤回できない
旧オフィスの管理会社への解約通知は、原則として撤回が認められません。
新オフィスの準備が期日までに整わなかった場合でも、解約通知期日には必ず退去しなければならないため、注意が必要です。
次の入居者が確定していない場合、解約通知後でも交渉に応じてくれるケースがありますが、基本的に解約通知は一度行ったら撤回できないことをしっかりと認識しておきましょう。
予定通りに進まないこともある
オフィスの移転には数々の手続きがあり、移転プロジェクト中に問題が生じると、計画通りに進まないこともあります。
特に電話やインターネットの回線手続きが滞ると業務に支障が生じやすくなります。
回線手続きは申請しても1週間以上かかることがあり、これが原因で日常業務が滞る可能性が高いです。
特に連休や年末年始、お盆などの時期には手続きにかかる時間がさらに増えることが考えられます。
しかし、引っ越し日はすでに決定しているため、新オフィスのレイアウトなどが遅れていても、現オフィスは退去しなければなりません。
このため、オフィスの移転スケジュールには余裕を持たせることが非常に重要です。
入居審査に必ず通る保証はない
希望のオフィスを選定した後、入居申し込みは管理会社を介して審査されます。
入居審査の基準には、資本金や業種などが含まれますが、資本金が充実していても、希望するオフィスの入居審査を必ずしもクリアできるわけではありません。
入居審査を円滑に通過させるためには、仲介業者の選定も重要です。
実績豊富で、希望しているオフィスの系統に精通している仲介業者を選ぶことがポイントです。
また、実際の入居審査の基準はオフィスごとに異なるため、仲介業者の担当者がどのような傾向を持っているか事前に情報収集すると良いでしょう。
「本店移転登記」は大きな労力がかかる
本店オフィスを登記簿に記載されている住所から移転する場合、多くの手続きと提出書類が必要となり、これには相応の労力がかかります。
本店移転には、慎重な計画と注意が必要であり、手続きを自社で行う場合は特に見落としのないよう留意しましょう。
オフィス移転の流れを把握し早めの準備がおすすめ
オフィス移転により職場環境が改善されることで、仕事の効率や企業のイメージが飛躍的に向上します。
しかし、オフィスの移転や改装は企業にとって非常に大変なプロジェクトです。
移転にはさまざまな手続きが必要であり、小さなミスがスケジュールの遅れにつながることもあります。
大企業の場合、移転に伴う手間も大幅に増加するため、自社だけでなく、専門業者のトータルサポートを利用することが確実な解決策となります。
円滑なオフィス移転を実現するために、本記事で紹介した移転の手順や手続きを把握し、移転スケジュールを早めに組み立てましょう。
株式会社ヴォーエルではオフィス・店舗の内装デザイン設計から施工までを自社で行っております。
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