【チェックリスト付】オフィス移転時のTodo
オフィス移転は、引っ越しまでの準備や必要な作業と手続きが多いため、何から始めたらよいのか悩む方も多いでしょう。
移転の膨大なタスク管理を行うにはチェックリストを作成すると、作業内容の優先順位や、作業漏れもなくなって効率良く進めることができます。
本記事では、オフィス移転のメリット・デメリット、作業の流れ、費用、必要なチェックリストについて解説します。
Index
オフィス移転が増えている背景
コロナ禍のテレワークの普及と、東京一極集中型の回避策としてオフィス移転を選択する企業が増えています。
「首都圏・本社移転動向調査（2022年）帝国バンク」によりますと、首都圏企業の転出超過が、過去20年で最多というデータが発表されています。
その背景には、コロナ禍を経て、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドな働き方が一般的に定着した今、オフィスの在り方が変化してきていることが挙げられます。
2020年、コロナの感染拡大に伴って一時的にテレワークが主流となり、オフィス縮小化の流れもありましたが、同時にこれまでのオフィスで自然に生まれていたコミュニケーションが激減することでさまざまな問題が顕在化してきました。
結果として、テレワークをメインとするのではなく、ハイブリッドな働き方や出社を基本とした働き方に戻った企業も多くあります。
その過程を経て、オフィスそのものに求められる価値も大きく変わったと言えるでしょう。
「コミュニケーション」に着目し、会議室のような「改まった話し合いの場」以外に、カフェスペースやリフレッシュスペースを充実させ、偶発的なコミュニケーションが生まれる仕掛けを求める企業も増えました。
大企業だけでなく、中小企業においてもフリーアドレスを取り入れる企業も非常に多くなっています。
人員増加に伴うオフィス面積拡大だけでなく、こういった社員のモチベーションアップにつながる空間の充実は採用強化という意味合いでも効果的であると考えられ、オフィス移転の目的として重要視される傾向にあります。
どんなときにオフィス移転するのか
オフィス移転を決めるきっかけについては、事業拡大に伴う人員増加やオフィス環境向上のため、また新たな企業イメージの向上とそれに伴う採用強化等の目的が挙げられます。
また、テレワーク導入等によって会社の経費削減のために賃料や人件費など見直すことや、災害害時のリスク回避という理由も挙げられます。
2020年からのコロナ禍の影響が大きかった２年間は、このような費用削減を目的とした縮小移転が目立ちましたが、各企業がオフィスの在り方を見直すきっかけとなりました。
現在では、ハイブリッドな働き方や出社型等、企業規模や職種によってベストな働き方を再構築し、それをベースにオフィスに新たな価値を見出し、ワークスペースの充実に目を向ける傾向にあると言えるでしょう。
オフィス移転のメリットとデメリット
では、オフィス移転することで得られるメリットと、移転前に知っておきたいデメリットについてまとめておきます。
【オフィス移転のメリット】
- ・従来型のオフィス出勤にテレワークを導入して働き方が変わる
- ・新オフィスで社員のモチベーション向上になる
- ・オフィスレイアウト改善等で社員同士のコミュニケーション力が高まる
- ・立地条件やオフィスデザインを変えることで企業のイメージアップに繋がる
- ・取引先や顧客、求職者などに企業価値を発信できてブランディング効果に繋がる
- ・地方移転や本社を一括にまとめる等、賃料や人件費などコスト削減になる
【オフィス移転のデメリット】
- ・会社の業務と並行して移転作業を管理するため労力がかかる
- ・費用相場を調べて予算を立てておかないと余計なランニングコストがかかる
- ・縮小移転の場合、不用品廃棄やオフィスレイアウトを適切にしないと手狭になる
- ・新オフィスの内装工事・引っ越し費用、旧オフィスの原状回復工事、各手続等費用面の負担が大きい
- ・オフィス移転で通勤時間や通勤費が高くなってしまうなどの要因で、モチベーションの低下につながる可能性もある
そのような場合には、サテライトオフィスやコワーキングスペースの利用を導入するなどの対応も必要になるかもしれません。
オフィス移転の流れ
オフィス移転は、計画から移転するまでをおよそ6ヶ月〜1年くらいかけて行います。
オフィス移転の流れを把握して、どのタイミングでどの業者が必要になるのか確認し、スケジュール管理をします。
【オフィス移転の流れ】
- ・オフィス移転の計画を立ててコンセプトを決める
- ・移転先の物件を探して選定する
- ・旧オフィスの退去解約の手続きをする
- ・新オフィスの設備工事、内装工事を行う
- ・引っ越し業者を選ぶ
- ・移転、引っ越しをする
- ・原状回復工事を行う
- ・オフィス移転の各種手続きを届け出る
関連記事：オフィス移転の流れは？Todoも紹介
オフィス移転にかかる費用
オフィス移転にかかる費用と内訳です。オフィスの規模や社員数、旧オフィスから新オフィスまでの距離、不用品の廃棄方法などによって、費用は変わってきます。
| 退去時にかかる費用（旧オフィス用） | ||
| 内訳 | 費用 | 備考 |
| 原状回復工事費 | 3万円〜5万円/坪 | 小規模オフィス（50坪まで） |
| 5万円〜10万円/坪 | 大規模オフィス（50坪以上） | |
| 不用品廃棄費用 | 7万円〜8万円 | 2トン車 |
| 12万円〜15万円 | 4トン車 | |
| 賃料 | 契約内容による賃料 | 3～6カ月前までに退去予告をする |
| 入居時にかかる費用（新オフィス用） | ||
| 内訳 | 費用 | 備考 |
| 敷金 | 賃料の4〜6ヶ月分 | 小規模オフィス（50坪まで） |
| 賃料の6〜12ヶ月分 | 大規模オフィス（50坪以上） | |
| 礼金 | 賃料の1〜2ヶ月分 | ー |
| 仲介手数料 | 賃料の1ヶ月分 | ー |
| 保証会社加入料 | 賃料の1ヶ月分 | ー |
| 火災保険料 | 2万円 | 2年契約 |
| 前賃料 | 入居月分と翌月分 | ー |
| 内装工事費 | 25万円〜40万円/坪 | ー |
| 設備・通信工事費 | 5万円〜15万円/坪 | 1坪あたり |
| 備品購入費 | 5万円〜30万円 | 社員1名あたり |
| 引越し費用 | 2万円〜5万円 | 社員1名あたり |
| 届出の書類作成費 | 10万円〜25万円 | ー |
| 広告・告知の費用 | 1万円〜2万円 | 社員1名あたり |
オフィス移転に際してのチェックリスト
オフィス移転を効率良く進めるためには、チェックリスト作成して進捗状況と予算の管理をしながら進めていきましょう。
移転の目的の明確化
移転プロジェクトチームを立ち上げて、オフィス移転の目的を決めます。現オフィスの問題点と移転後の目的を打ち出して、企業の成長と社員のエンゲージメントの向上に繋がることを目指します。
目的を明確にしたら具体的なチェックリストが作成できるようにコンセプトを作成します。
コンセプトが曖昧だと、内装工事の内容を決める時も、オフィスの配置決めるにも、まとまりのない結果となってしまいます。一貫したコンセプトがあれば、目的を達成しやすくなります。
スケジュール策定
移転のスケジュールは、おおよそ6ヶ月〜1年を目安に計画します。現オフィスの解約通告の期日が通常6ヶ前になるため、最低限6ヶ月前にオフィス移転のスケジュールを立て始めるとスムーズに進行します。6ヶ月を切ってプロジェクトスタートする際は、移転作業をトータルしてサポートしてくれるワンストップサービスを利用した方が効率よく進めることができます。
また、現オフィスの引き渡し前に原状回復工事が必要になるため、退去日より1ヶ月前くらいに工事を手配して対応するようにしましょう。具体的な工事期間は業者に聞いてスケジュールを立ててください。
内装工事や設備工事を依頼する場合は、打ち合わせから施工期間、引き渡しまでの工程を明確にしておきましょう。
現在のオフィスの賃貸借契約内容の確認
現オフィスの退去にあたって、賃貸借契約書の内容をもう一度確認して、解約時の対応について見直しておきましょう。解約通告日の期日、敷金・礼金の扱い、原状回復工事の範囲についてチェックします。解約通告のタイミングについては、新しいオフィス物件の目途が付いたところで提出する方が良いでしょう。希望通りの新しい物件が見つからないこともありますので、タイミングは大切です。
オフィス物件探し
オフィス物件に特化した不動産業者を探します。特に立地条件は、企業イメージに反映されるため場所の選定は重要です。
また、会社の顧客や取引先、社員にとってアクセスしやすい場所が理想的です。物件さがしで立地条件を考慮する際には、以下のポイントを確認しましょう。
【物件探しのポイント】
- ・最寄り駅：ターミナル駅にすると利便性が良く集客力が高まる
- ・金融機関・役所：オフィスから近い、または交通の便が良いところがいい
- ・コンビニ・飲食店：ランチに便利。社員同士のコミュニケーションに繋がる
- ・業界・業種：同じエリアに同業種の会社が集まると業界の活性化に繋がる
- ・通勤時間：社員の通勤時間に利便性はあるか、交通費の増減について確認する
また、地方移転や縮小移転の場合は、コスト削減も移転の目的となるため、賃料の負担が減るような場所を選びましょう。
レイアウト・内装デザインの検討
新オフィスのレイアウトは、コンセプトを明確にしてから、ゾーニング、導線を決めます。
ワンストップで対応してくれる内装工事業者に依頼をすると、レイアウトの相談から図面作成・内装デザインまでトータルで提案してもらえるので、プロジェクト全体をスムーズに進行していくことができます。
具体的には、フリーアドレス席にするのか固定席にするのか、どのくらいの規模の会議室が何室必要か、社員のモチベーションアップのためにワークスペースの充実を図るのかなど、都度コンセプトに立ち返りながら検討を進めていく必要があります。
特にワークスペースでは、職種によってフリーアドレス席を取り入れたり、気軽に打ち合わせやコミュニケーションが取れるスペースを設けたり、あるいは集中して作業に取り組むための半個室空間やオンラインミーティング用ブースなども必要に応じて取り入れていくなど、細かく使い方を考慮したレイアウト計画が重要です。
レイアウトが確定すると、内装デザインの計画を進めていきます。
エントランスや応接室等の来客スペースでは、企業イメージの向上につながるようなデザインを取り入れると良いでしょう。
内装デザインが出来てくると、見積もりの検討も同時進行で進めていかなければなりません。
予算との兼ね合いによっては希望するデザインを実現するのが難しい場合もあります。
予算を削る部分を検討しながら、企業イメージの向上につながるデザインを実現する方法を探していきます。
この際、内装工事に関しては入居するビル指定業者が工事を行うB工事と、入居者側が依頼して工事を行うC工事があります。この工事区分はビルによって異なりますので、早めに確認が必要です。
関連記事：オフィスのレイアウトに迷ったら｜レイアウトのコツを紹介
オフィス家具・備品の検討と手配
オフィスレイアウトに合わせて必要なオフィス家具、備品を購入し搬入の手配をします。
内装工事業者が、オフィス家具や什器、備品などの提供と搬入までトータルして対応している会社もあります。オフィス移転は、タスク管理が複雑になりますので、一括して依頼できる業者の方が効率良くおすすめです。
また、オフィス家具の費用を抑えたい場合は、オフィス家具付き物件（セットアップオフィス）を利用することもできます。
家具付き物件であれば、家具選び、オフィスのレイアウト決め、家具の搬入など、作業負担が減るためスケジュール管理が簡単になります。ただし、オフィスのレイアウトはできないので自由度は少なくなります。
ネットワーク・通信回線の契約確認・手配
オフィス移転でネットワーク・通信回線の手続きの流れを確認してスケジュールを立てましょう。
【スケジュール】
- ・現オフィスで契約しているネット回線状況を確認する
- ・新オフィスに移転後、継続して契約できるか確認する
- ・ネット回線の住所を変更する
- ・ネット回線工事を依頼する
- ・移転後の利用状況、不調な点を確認する
現オフィスのネット回線を見直す際は、回線速度、セキュリティ、対応エリア、料金設定について確認しましょう。
移転先に既存のネット環境がある場合は、移転手続きをすると継続してご使用できます。
現オフィス家具・備品の処分手配
移転先に現オフィスの家具や備品を搬送しない場合は、産業廃棄物として処分することになります。処分には費用がかかります。買取専門のリサイクル業者を利用することも可能です。
また、自治体によっては、オフィスの不用品を引き取ってごみ処理にしてくれる場合もありますが、内装工事を請け負っている業者が廃棄・処分もまとめて行うことも多いです。
不用品の処理については、各引き取リ業者に問い合わせて、費用と処分の流れに合わせてスケジュールを立てておきましょう。
不用品の処分については、オフィスのレイアウトを考える際に再利用できる家具と新規購入する家具についても決めておきましょう。
業者選定と打合せ
オフィス移転に関わる業者は、不動産業者、内装業者、設備業者、通信回線業者、引っ越し業者、各種書類代行業者などです。
おおよそ6ヶ月間の移転プロジェクトに、複数の業者の進捗状況と予算の管理が必要になります。
各業者との打ち合わせを円滑に進めるためには、最初のコンセプトづくりと、チェックリストが必要になります。
また、スケジュールが混みいって対応が難しい場合は、ワンストップサービスやオフィス移転のサポートをしている会社を利用することも可能です。
会社の業務は通常どおり行って、オフィス移転の管理と実行を外部委託すると、労力の負担も減って早めに移転ができるようになります。
社内外への周知
内装工事の仕上がりに目途が付いてくる頃、移転2〜3か月前になったら、オフィス移転のお知らせ、住所変更に伴う変更、移転挨拶状の作成などを行います。
会社の取引先、顧客、求職者などに、オフィス移転のお知らせをメールやはがきなどで連絡します。
新しくリニューアルする企業イメージを関係各社に発信するタイミングになります。移転のお知らせの挨拶状は、移転する1ヶ月前には準備しておくと良いでしょう。
原状回復工事のお見積り
現オフィスを退去する前に、原状回復工事を行います。オーナーに原状回復工事の範囲を確認して業者に見積もり依頼をして工事を行います。
原状回復工事にかかる期間は、目安として100坪未満のテナントで2週間〜1ヶ月程度です。
原状回復工事の内容は、会社の備品や家具を撤去して、室内クリーニングと変更箇所を元通りに回復します。
注意点として、原状回復工事に伴うトラブルもよくあるケースです。敷金が返却されなかったり、追加費用を請求されたりするなど、不当な金銭トラブルが発生することもあります。
トラブルにならないように、契約内容を確認して早めにオーナーと工事の範囲と費用負担、スケジュールについてよく相談することをおすすめします。
口座・クレジット情報・資料等の変更
法人契約している各種登録内容は、新住所に変更します。クレジットカードは、会社に問い合わせて申請方法と必要書類を確認しましょう。
各種届出は、一般的に期限は決まっていませんが、なるべく早めに新住所に変更することをおすすめします。
他にも、会社の名刺、パンフレット、カタログ、封筒など印刷物、DMやポスター、チラシ等は、旧住所から新住所へ変更が必要です。
印刷物の作成はおよそ2週間程度で出来ますが、印刷ミスの修正期間を入れて1ヶ月程度、余裕のあるスケジュールにしておきましょう。
行政・各機関への届け出
オフィス移転には、各官庁に届出が必要です。会社で対応できない場合は、行政書士事務所に書類作成と申請代行を依頼することもできます。
オフィス移転で必要な主な届出は以下の通りです。届出先の混雑具合によっては時間がかかる場合もありますので、なるべく早めに対応しましょう。
【各種届出の種類】
- ・消防署：防火対象物使用開始届出書／防火対象物工事等計画届出書
- ・法務局：本店・支店移転登記申請
- ・税務署：異動届出書／給与支払事務所の開設、移転、廃止届出書
- ・都道府県税事務所：事業開始等申告書
- ・労働基準監督署：労働保険名称、所在地等変更届
- ・年金事務所：適用事業所名称・所在地変更届
- ・警察署：車庫証明
オフィス移転時のポイント
では、オフィス移転がうまく成功するためのポイントを確認しましょう。
入念な計画を立てる
目的達成のためには、入念な計画が必要です。オフィス移転の準備には、まず始めにコンセプトを明確にして、コンセプトにそってスケジュールを立てましょう。
スケジュールについては、おおよそ6ヶ月で、どのタイミングで何をするのかチェックリストを作成してタイムスケジュールを管理してください。
社員数や新・旧オフィスの広さや間取りを把握しておく
オフィスの物件探しやレイアウトを決める際は、社員数に合わせて面積や間取りを考える必要があります。レイアウトには、オフィスの利用目的や用途に合わせて面積やスペース配分するゾーニングを行います。
ゾーニングにしっかり対応することで社員が働きやすく使いやすいオフィスを作ることができます。
また、オフィス物件選びでは、社内の基本情報を集めて、実際に働く社員の声を反映させて検討しましょう。
また、オフィス縮小を目的としている場合は、社員数に対して最低限どれくらいのオフィス面積が必要かを決めましょう。
テレワークなどで業務形態を変更する場合も、オフィス出勤する社員が使えるスペースは確保する必要があります。
移転時期も慎重に検討する
オフィス移転で引っ越し業者を依頼する際は、適切な時期を考慮して手配しましょう。
内装工事業者や引っ越し業者の繁忙期は、1〜3月、9〜12月で、この時期の料金は高くなる傾向にあります。
また、余裕のあるサービスを提供してもらいたい場合は、業者の忙しい時期を外した方がおすすめです。
また、自社の業務状況についても把握して、社員にヒアリングして適切な時期を確認してから移転の計画を立てるようにしましょう。
一般的にオフィス移転が多い時期は、決算期を迎える直前の1月〜3月に集中します。
また、新入社員の受け入れ体制が整った時期である3月はオフィス移転が多い月で、新入社員がいったん落ち着いた時期の5月も比較的、移転をする会社が多い傾向にあります。
さらに、新年を新オフィスでスタートしたい会社もあり、年末前の10月11月もオフィス移転が多い時期です。
内装業者の選び方
オフィス移転で業者を選ぶ際は、オフィス移転に詳しい実績や経験を確認しましょう。
特に、ワンストップで対応してくれる内装工事業者に依頼すると、コンセプト立案・図面作成・内装デザイン～工事までを一括して行ってくれます。
工事工程を含めて、全体のスケジュール管理・プロジェクトの管理を担っているので、計画途中での変更などイレギュラーな場面でも社内の負担が軽減されます。
また、アフターフォローについても確認しましょう。移転後に何か問題があった場合に要望に応じてもらえる業者の方が安心です。
業者を選定する際は、1社のみで決めずに相見積もりをして比較検討しましょう。
業者の口コミや評判については、参考程度にすると良いでしょう
正確なTodoリストを用意してオフィス移転に臨もう
オフィス移転をする場合は、作業内容が多岐に渡るためチェックリストを作成して管理すると良いでしょう。
オフィス移転は、一番初めにチェックリストを作成しておくと、作業のチェック漏れがなくなり、進捗状況もスムーズに進めやすくなります。
オフィス移転を滞りなくゴールするためにも、会社の労力負担を軽くするためにも、計画通りに進行できるチェックリストがおすすめです。
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