オフィスのレイアウトを変更することは、効率的で快適な職場環境を作るために重要です。実際にレイアウトを変更する際、どのように進めるべきか、業者の選び方や、費用をなるべく抑える方法など、気になる点がさまざまあるのではないでしょうか。
本記事では、オフィスのレイアウト変更に伴う流れ、ポイント、費用削減の方法について、詳しく解説していきます。
オフィスの改装・移転をご検討中の方は、ぜひご参考ください。

オフィスのレイアウト変更の流れ

オフィスのレイアウト変更は単なる配置替え以上のものです。

  1. 1.目的を決める
  2. 2.業者を選定する
  3. 3.スケジュールを決める
  4. 4.レイアウト変更に取り掛かる

この流れに沿って、効率的かつ機能的なオフィス空間を創造しましょう。

ステップ①目的を決める

オフィスのレイアウト変更は、単に見た目を良くする以上の意味を持ちます。
生産性の向上、企業ブランディングの強化、運営コストの削減など、多くのメリットがあります。
効率的な動線計画や、セキュリティの向上も重要なポイント。
さまざまなレイアウトパターンがあり、それぞれが特定の作業スタイルやコミュニケーションのニーズに合わせてデザインされています。
目的に沿ったレイアウトを選択することで、オフィスはもっと機能的かつ快適な空間に変わるでしょう。

ステップ②業者を選定する

理想的なレイアウトを実現するには、実績豊富で信頼できる業者の選定が必須です。
業者選定の際は、過去の事例やデザインの豊富さ、予算内での対応範囲、丁寧なヒアリングの有無をチェックすることが大切です。
また、プロジェクトチームを発足し、社内の意見を取り入れながら業者選定を進めることを推奨します。
効率的なオフィス環境を構築するため、適切な業者選定が不可欠です。

ステップ③スケジュールを決める

オフィスレイアウト変更のスケジュール設定は、従業員の意見を反映させることで円滑に進められます。
最初にトップで方向性を決めた後、従業員へのアンケートやヒアリングを行い、実務者の声を取り入れましょう。
これにより、各ステージのタイムラインが現実的で効率的なものになります。
予算の制約により新品のオフィス家具にこだわらなくても良い場合もあります。
コスト削減のために中古やリースを検討し、全体のバランスをとることが重要です。
スケジュール設定では、レイアウト変更が業務に支障をきたさないよう、社内の閑散期に工事することを想定し、そこから工事に必要な期間・準備に必要な時間を逆算して計画を立てていく必要があるでしょう。

ステップ④レイアウト変更に取り掛かる

効率的かつ魅力的なオフィス空間を作るためには、従業員の動線、仕事の効率化、そしてオフィスの雰囲気を考慮したデザインが必要です。
レイアウト計画に関しては、何度も練り直し社内の様々な声をまとめていかなければなりません。もちろん社員全員の要望を取り入れることは難しく、取捨選択していく必要があります。その判断基準になるのは、やはりプロジェクトに対する目的です。常にプロジェクトの目的を念頭に置いて、計画を練っていくことがなにより大切です。

そして、レイアウトの作成はもちろん、スケジュール調整も重要で、一つのミスが業務効率の大きな悪化につながる可能性があります。時間の余裕を持ってスケジュールを立てることは大切ですが、その反面ダラダラと進めてしまうといつまでも内容がまとまらない、という場面はよくあります。いつまでに何を確定させるのか、細かなスケジュール管理を怠らず、着実にスケジュールを進行させ、通常業務への負担を最小限に抑えることも重要です。

オフィスのレイアウトの決め方

オフィスのレイアウトを変更する際、効果的な空間作りが重要です。

  • ・コンセプトから検討する
  • ・オフィス内の配置を決める
  • ・必要なスペースを確保する
  • ・オフィス内の動線を計画する
  • ・セキュリティを強化する

新しいオフィスレイアウトで、より快適で生産性の高い職場環境を実現しましょう。

決め方①コンセプトから検討する

オフィスのレイアウトを決める際、コンセプトから始めることは非常に重要です。
オフィスのコンセプトを明確にすることで、移転計画から完成後の運用まで一貫性を保ち、効果的なオフィス環境を実現できます。
コンセプトは会社のブランドや文化を反映し、従業員の働きやすさや生産性を考慮することが重要です。
また、具体的なデザインや配置については、オフィスデザインの成功事例を参考にすると良いでしょう。
これらの事例は、働き方の多様化や新型コロナウイルス対策を踏まえた最新のトレンドを取り入れています。
コンセプトをもとに、効率的かつ魅力的なオフィス空間を実現できます。

決め方②オフィス内の配置を決める

オフィスレイアウトを決める際、まずトップで方向性を定め、従業員の意見をアンケートやヒアリングで反映させることが重要です。
新品の家具にこだわらず、コストを考慮し中古やリース品を利用する選択肢も検討します。
さらに、レイアウト変更による業務の支障を避けるため、社内ルールの見直しも必要。
最新の補助金情報を確認し、費用負担を軽減することも考慮すべきです。
最終的には、オフィスの改善に向けて総合的なサポートを提供する業者を選ぶことが肝心です。
このアプローチにより、効率的で生産性の高いオフィス空間を作り出せるでしょう。

決め方③必要なスペースを確保する

オフィスレイアウト変更時に必要なスペースを確保することは、効率的な作業環境を作る上で重要です。
まず、従業員が快適に仕事ができる十分なスペースを計画しましょう。
これには個々のデスクエリアだけでなく、共有スペースや会議室、リラックスできる休憩スペースの設計も含まれます。
また、オフィスの動線を考慮して、効率的な移動ができるように配慮することも大切です。
これにより、従業員がストレスなく動けるだけでなく、コミュニケーションの活性化にもつながります。
効果的なスペースの確保は、快適で生産性の高いオフィス環境づくりには欠かせない要素です。

決め方④オフィス内の動線を計画する

オフィスのレイアウト変更において、動線の計画はきわめて重要です。
家具の移動だけでなく、配線工事や内装工事など専門的な知識が必要な作業を含みます。動線を適切に計画することで、効率的かつ安全なオフィス環境を実現できます。
特に動線計画においては、従業員がスムーズに移動できるようにメイン通路を広く取り、行き止まりを避け、抜け道を設けることが重要とされています。
このように、オフィスの動線計画は、ただ広さを確保するだけでなく、従業員の動きやオフィス内の活動の効率を最大限に高めるための重要な要素です。
計画段階での細かな配慮が、快適で生産的なオフィス空間を実現する鍵となります。

決め方⑤セキュリティを強化する

オフィス空間のセキュリティを強化するためには、ゾーニングを効果的に活用することが重要です。ゾーニングとは、空間を機能や用途などで分けて配置することです。
特定のエリアへのアクセスを制限して、入退室管理システムを導入することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減できます。
また、防犯カメラの設置やセキュリティゲートの利用も有効です。
セキュリティ対策をレイアウトに組み込むことで、従業員の安全を保ちつつ、企業の機密情報を守れるでしょう。

オフィスのレイアウト変更は自社でもできる?

オフィスのレイアウト変更を自社で行うことは可能です。
重要なのは、社員の働きやすさや効率性を考慮したデザインを選択することです。
たとえば、オフィスのレイアウトパターンを選ぶ際には、デスク間の寸法やスペースの活用方法を検討することを推奨します。
また、機能的なオフィスレイアウトと効果的なオフィスデザインの掛け合わせが理想的とされています。
これらの考え方を参考に、自社でのレイアウト変更を行う際には、社内のニーズや活動に合わせたアプローチを取ることが重要です。

オフィスのレイアウト変更で業者を選ぶポイント

オフィスのレイアウト変更は、作業効率向上や社員のモチベーションアップに直結する重要な決断です。

  • ・過去の実績が豊富にあるか
  • ・デザインが豊富に選べるか
  • ・予算内でどこまで対応してもらえるか
  • ・ヒアリングは丁寧か

適切な業者選びが成功の鍵を握るため、丁寧なヒアリングでニーズを理解し、理想のオフィス空間を実現するパートナーを見つけましょう。

ポイント①過去の実績が豊富にあるか

オフィスレイアウト変更を成功させるためには、実績豊富な業者選びが不可欠です。
過去のプロジェクトでの成功事例は、その業者が提供できるサービスの質と信頼性を示します。
たとえば、多様な業種のオフィスデザイン実績がある業者は、さまざまな要望に柔軟に対応できる能力を持っているからです。
また、実績があることは、顧客満足度の高さとも連動しており、安心して任せられる指標となります。
信頼できる業者選びは、効率的で機能的、かつ魅力的なオフィス空間の実現への第一歩です。

ポイント②デザインが豊富に選べるか

オフィスのレイアウト変更を考える際、デザインの多様性は非常に重要です。
効率的なスペース活用はもちろん、従業員の創造性や生産性を高めるためにも、デザインは大きな役割を果たします。
たとえば、カラフルで開放的なデザインはクリエイティブな作業を促進し、シンプルかつ機能的なデザインは集中力を高める効果があるからです。
多様なデザインオプションから選ぶことで、企業のブランドイメージや文化を反映し、従業員の幸福感を向上させられるでしょう。

ポイント③予算内でどこまで対応してもらえるか

オフィスレイアウト変更において、「予算内でどこまで対応してもらえるか」は重要なポイントです。
予算と理想のレイアウトを実現するために、業者選びは非常に重要だからです。
予算を超える場合の代替案の提案能力や、ヒアリングを通じた予算内での実現可能なレイアウトの提案が信頼の証となります。
また、オフィスレイアウト変更の費用を抑えるためには、内装工事などを一社にまとめて依頼することが効果的であると提案されています。
これにより、個々の業者に依頼するよりもコスト削減が可能になるでしょう。
オフィスレイアウト変更の際には、業者の選定が成功の鍵となるため、予算内での対応力と提案力を持つ業者を見つけることが大切です。

ポイント④ヒアリングは丁寧か

オフィスレイアウト変更におけるヒアリングの重要性は、その細やかさと具体性にあります。
成功するオフィスレイアウト変更は、従業員の声に耳を傾け、実際の作業環境に即した提案を行うことが鍵です。
たとえば、ヒアリングでは従業員一人ひとりの業務内容や、必要な機能、デスク周りの快適性など、詳細な情報が収集されます。
このような情報をもとにしたレイアウト変更は、働きやすさを大きく向上させ、結果として生産性の向上にもつながります。
だからこそ、ヒアリングのプロセスは丁寧かつ詳細に行われるべきであり、これを怠るとオフィスレイアウト変更の効果は半減してしまいます。

オフィスのレイアウト変更にかかる費用を抑える方法

オフィスのレイアウト変更で費用を抑えるには、すべての工程を一社に委託することが鍵です。
これにより、個別の業者への支払いよりもコストを下げることが可能になります。
また、レイアウト変更は通常、限られた期間内に行わなければならないため、複数の業者とのコミュニケーションは大きな負担となりがちです。
一括依頼により、これらの負担も軽減されます。
専門業者への依頼が効率的であり、さまざまな規模のオフィスに対応可能だからです。

オフィスのレイアウトを変更する場合のコツ

オフィスレイアウトの変更は、単なる配置替え以上の意味を持ちます。

  • ・従業員の意見を取り入れる
  • ・オフィス家具は新品にこだわらない
  • ・社内のルールを見直す
  • ・補助金・助成金の最新情報を確認する
  • ・業者を厳選する

効率的で快適な職場環境を実現するためのコツを、実践的な視点から紹介します。

従業員の意見を取り入れる

オフィスレイアウト変更において、従業員の意見を取り入れることは非常に重要です。
彼らの日々の作業環境に直接関わるため、彼らの提案や要望を反映させることで、より効率的で快適な職場を実現できます。
たとえば、作業スペースの配置変更、休憩スペースの充実、照明や音響環境の改善など、従業員からの具体的なフィードバックは、働きやすい環境を作る上で貴重な情報源となるからです。
従業員の意見を活かしたオフィスレイアウトは、生産性の向上にもつながり、企業全体の利益に貢献するでしょう。

オフィス家具は新品にこだわらない

オフィスのレイアウトを変更する際、必ずしも新品の家具にこだわる必要はありません。
コスト削減はもちろん、環境配慮や個性あふれるオフィス作りにも貢献します。
たとえば、リサイクルやアップサイクルされた家具を取り入れることで、ユニークなオフィス空間が実現可能です。
また、既存の家具を活用することで、予算を他の改善点に充てられます。
オフィスレイアウト変更においては、家具の選択も重要なポイントの一つです。既存の資源を有効活用しつつ、快適で機能的なオフィス空間を実現しましょう。

社内のルールを見直す

オフィスレイアウト変更は、単なる物理的な移動以上の意味を持ちます。
特に、「社内のルールを見直す」ことはきわめて重要です。
たとえば、フリーアドレス制の導入や、仕事内容に応じた時間と場所の自由度向上などの新しい働き方を取り入れる際、従来の管理システムや評価基準が適用されにくくなる可能性があります。
このような環境変化に伴い、社内ルールやシステムを見直し、業務に支障が出ないよう対策を講じることが求められます。
このプロセスを通じて、従業員のエンゲージメント向上や生産性の向上が期待できるでしょう。

関連記事:フリーアドレスのメリット・デメリットを徹底解説

補助金・助成金の最新情報を確認する

オフィスレイアウト変更時には、補助金や助成金の最新情報を確認することが重要です。
これにより、経済的な負担を軽減し、より効果的なオフィス環境を実現できます。
具体的には、予算節約のために、政府や地方自治体が提供する補助金や助成金プログラムを利用できます。
これらのプログラムは、オフィス改善に伴う費用の一部を補助するもので、とくに中小企業にとって有益です。
重要なのは、申請の条件や締切を事前に確認し、計画的に申請を進めることです。
効率的で快適なオフィス環境の構築に向けて、資金面のサポートを活用しましょう。

業者を厳選する

オフィスのレイアウト変更を考える際、適切な業者の選定は重要なステップです。
業者選びのポイントとして、「実績が豊富か」「デザインのバリエーション」「予算内での対応範囲 」「丁寧なヒアリング」の4つが挙げられます。
オフィスレイアウト変更は、単なる家具の移動以上の複雑さを含むため、専門知識が求められます。
消防法や地震対策といった安全面の配慮、新型コロナウイルス感染対策など、専門業者ならではの配慮が必要です。
このため、信頼できる業者を選ぶことが効率的かつ安全なオフィスレイアウト変更への鍵となります。

オフィスのレイアウト変更は主に4つのステップで行われる

オフィスのレイアウト変更は、従業員の生産性とエンゲージメントの向上に大きく貢献します。適切なレイアウトにより、企業のブランディング強化やオフィス維持コストの削減も期待できるからです。
レイアウト変更の際には「目的を決める」「業者を選定する」「スケジュールを決める」「レイアウト変更に取り掛かる」という4つのステップを踏むことが効果的です。

 

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